Les objectifs de la tenue de congrès consistent principalement à diffuser des contenus pertinents et à créer des occasions d’affaires grâce au réseautage. Les récentes avancées technologiques que connaît l’industrie de l’«événementiel» depuis quelques années pourraient faciliter l’atteinte de ces objectifs. Bien que peu utilisés à ce jour, les personal digital assistants (PDA) sans fil réinventent complètement l’expérience et augmentent les possibilités, autant pour les participants que pour les organisateurs.
De quoi parle-t-on au juste?
Les PDA offrent un service de communication spécialisé pour les réunions et les événements. Ils favorisent le réseautage et facilitent la collecte de renseignements qui permettront de mesurer le retour de l’investissement. Ces dispositifs sont distribués gratuitement aux délégués quand ils arrivent au lieu de l’événement.
Deux nouveaux gadgets très performants existent actuellement sur le marché. Le premier, Spotme, combine la technologie RFID (radio frequency identification) (lire aussi: Le RFID suit à la trace bagages, voyageurs, congressistes et taxis) à celle du positionnement utilisée par les global positioning systems (GPS). Le second, nTag, se définit comme un event data management system (EDM).
De nombreuses possibilités
Sous la forme d’un ordinateur de poche (Spotme) ou d’une cocarde (nTag), ces gadgets renferment la liste complète des participants ainsi que leur profil. D’un simple coup d’œil, on obtient les renseignements professionnels, le champ d’expertise et la provenance des congressistes. Plus besoin de cartes d’affaires; placés côte à côte, chacun des «dispositifs» de deux participants téléchargera les coordonnées complètes de l’autre. Une belle façon de briser la glace!
Vous avez ciblé certains congressistes que vous désirez rencontrer? Qu’à cela ne tienne, vous n’aurez qu’à activer une alerte «Spotme», laquelle vous avisera discrètement lorsque ces personnes se trouveront près de vous. Spotme permet aussi d’envoyer des messages personnalisés et de prendre des rendez-vous afin de développer des occasions d’affaires.
Intégrées dans votre PDA, les photographies couleur des participants, combinées à la fonction radar, permettent également de consulter la liste de tous ceux qui se trouvent dans un rayon de 30 mètres de vous.
Pour les organisateurs, ces gadgets rendent possible l’intégration du programme officiel de l’événement, de cartes de la ville, du lieu du congrès, des horaires de navettes et de tout autre renseignement utile. Dans la foulée des green meetings, ces outils constituent une solution efficace pour diminuer la quantité de papier imprimé remis aux participants. (Lire aussi: S’outiller pour organiser des événements responsables.)
Spotme et nTag offrent également de nouvelles possibilités de suivi d’un événement, et ce, en temps réel. Voici comment cela fonctionne.
Dès leur arrivée, les délégués sélectionnent sur leur PDA les ateliers auxquels ils participeront, ce qui permet aux organisateurs de mesurer les intérêts des participants et la popularité des ateliers et d’être ainsi en mesure de réagir à la demande. Si une modification s’impose dans le programme de l’événement, les délégués pourront tous être avisés en moins d’une minute grâce à la fonction «message». Tout problème pourra désormais être ciblé en temps réel.
Le retour sur l’investissement… facile à calculer
Pour les organisateurs d’événements, le retour sur l’investissement (ROI) représente un levier important pour convaincre les administrateurs et les commanditaires de maintenir ou d’augmenter les prochains budgets. Spotme et nTag peuvent les aider à mieux calculer leur ROI, par exemple en transmettant aux responsables de façon presque simultanée des résultats de sondages de satisfaction qui auront été directement envoyés aux participants à la fin d’un atelier par le biais de leur PDA.
L’outil nTag augmente ces possibilités de mesure en ajoutant une fonction d’interaction entre l’assistance et le conférencier. Ce dernier pourra ainsi poser des questions et recevoir directement les résultats en provenance de l’auditoire. Séances de brainstorming, quiz interactif, vérification des acquis, les choix sont infinis, tant pour les conférenciers que pour les participants. De plus, nTag permet de mesurer le niveau de réseautage, lequel constitue un élément clé du ROI.
Que vous soyez fan ou non de ce genre de technologie, l’International Congress and Convention Association soutient que ces outils sont là pour rester: ils peuvent répondre plus spécifiquement aux besoins des délégués et génèrent une réduction des coûts d’exploitation (diminution de l’impression de papier, du nombre d’employés de première ligne, etc.). Il est vrai cependant qu’ils sont encore plutôt dispendieux, c’est pourquoi leur usage est presque limité aux conférences professionnelles qui disposent de revenus de commanditaires.
Plus que de simples gadgets, outre qu’ils offrent une occasion certaine de rendre un événement unique aux yeux des participants, ces appareils permettent de mesurer concrètement le retour sur l’investissement!
Voir aussi:
– Vidéo de présentation Spotme.
Sources:
– Spotme
– nTag
– International Congress and Convention Association
– Log On
– Laser Registration
