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Tourisme durable

Virage vert: certains mythes ont la vie dure

D’abord du papier, pour des centaines, parfois des milliers d’envois postaux, ensuite des tonnes de déplacements en voiture et en avion, puis une grande quantité de vaisselle jetable, d’ustensiles et de bouteilles d’eau en plastique qui rempliront les conteneurs à déchets, d’importants surplus de nourriture intouchée qui seront jetés, des produits dérivés souvent inutiles qui finiront en grande partie à la poubelle… Les réunions et les congrès laissent une lourde empreinte environnementale. Selon le projet «Pour des événements écoresponsables», mis de l’avant par le Réseau québécois des femmes en environnement, chaque participant à une conférence de 3 jours produit 30 kg de déchets, cinq fois plus qu’il ne le fait dans son quotidien. Mais les réunions permettent des contacts privilégiés essentiels et doivent continuer d’offrir des occasions uniques de rassembler des gens autour d’un intérêt commun. Heureusement, on perçoit une volonté de rendre ces événements plus «écoresponsables».

Du 19 au 21 février dernier se déroulait à Vancouver la conférence 2008 Greening the Hospitality Industry. Ce rendez-vous devait permettre aux participants de s’outiller pour prendre le virage vert. Démystifions d’abord cette tendance.

Mythes

De plus en plus d’organisateurs de réunions et de congrès sont interpellés par cette tendance aux événements plus verts, mais il perdure une résistance à une réelle intégration de telles mesures, souvent à cause d’un certain nombre de mythes et d’idées préconçues véhiculés à ce sujet. En voici quelques-uns:

Ça coûte trop cher
Faux: Les réunions vertes ont pour but, entre autres, d’augmenter l’efficacité économique et environnementale en minimisant l’utilisation des ressources et en réduisant les pertes générées par les activités de réunions et de congrès. On peut commencer par intégrer des éléments qui demandent peu d’effort tout en résultant en une diminution automatique des coûts, par exemple le recours à des pichets d’eau et à des verres plutôt qu’à des bouteilles jetables. D’autres mesures, comme la mise en place d’outils écoénergétiques, exigent des investissements qui rapporteront à moyen terme (souvent entre deux et cinq ans).

C’est tout ou rien
Faux: Chaque effort compte! On peut très bien intégrer une seule action pour commencer, la mentionner avant la tenue de l’événement et la rappeler en cours d’activité: «(…) Comme première action pour prendre le virage vert nous avons choisi de réduire les communications papier.»

Ça implique énormément d’efforts
Faux: Les composantes vertes peuvent remplacer aisément un grand nombre d’activités déjà existantes; il faut simplement garder à l’esprit ce souci d’économie des ressources et de réduction de la consommation et faire des choix en ce sens. Par exemple, on emploie de la vaisselle lavable plutôt que celle en plastique jetable.

C’est pour les environnementalistes
Faux: un nombre croissant d’organisations provenant de divers domaines prennent le virage vert en incorporant à leurs activités des mesures proenvironnementales. Pensons notamment à:

  • Starbuck, dont la mission même comporte plusieurs mesures vertes, comme s’efforcer à utiliser et à vendre des produits qui sont proenvironnementaux.
  • Toyota avec, entre autres, son Plan d’Action environnemental 2006-2010, qui comprend des mesures spécifiques et des objectifs d’amélioration de sa performance environnementale.
  • Fairmont Hotels & Resorts, en avance sur son temps, qui a mis sur pied en 1990 le Partenariat Vert de Fairmont, un véritable guide de bonnes pratiques vertes pour l’industrie hôtelière.
  • Transat avec, notamment, son programme de soutien pour des projets de tourisme durable.

La qualité du service et de l’expérience en sera réduite
Faux: La plupart des mesures passent inaperçues aux yeux des clients/participants. De plus, comme ceux-ci bien souvent les ont déjà adoptées dans leur quotidien et qu’ils sont de plus en plus soucieux de leur empreinte environnementale, ils s’attendent à ce qu’on agisse de façon responsable. Une alimentation saine interpelle aussi davantage de gens, les menus réalisés à partir de produits locaux et de qualité seront applaudis. Ceux qui poursuivent leur séjour apprécieront en outre la réduction du nombre de produits dérivés et de documents papier à transporter.

Les réunions vertes permettent notamment de:

  • faire des économies et parfois gagner du temps;
  • réduire l’utilisation des ressources non renouvelables et renouvelables;
  • consommer de façon plus responsable et sensibiliser les participants à l’adoption de bonnes habitudes;
  • s’inscrire dans le processus de développement durable;
  • créer un avantage compétitif et bonifier sa réputation;
  • répondre à une demande grandissante.

Le terme «vert» signifie ici «développement durable» et sous-entend, par le fait même, les considérations économiques, sociales et environnementales. Selon le Green Meeting Industry Council (GMIC), une réunion verte se définit comme suit:

«Incorporate environmental considerations throughout all stages of the meeting process in order to minimize the negative impact on the environment and make a positive impact to host communities in terms of environmental and social legacies.»

Tous les acteurs sont interpellés

Malgré la résistance de certains à adopter ce virage pour les raisons évoquées plus haut, les planificateurs d’événements rechercheront de plus en plus des destinations et des fournisseurs qui se soucient de leur empreinte environnementale et qui adoptent un comportement plus responsable. Il peut s’agir de la volonté du client, de la pression exercée par certains intervenants ou encore du bon vouloir du planificateur. Cette voie, chacun devra la prendre un jour ou l’autre.

À suivre dans un prochain Globe-Veilleur: S’outiller pour organiser des réunions «vertes».

Source:
– Conférence «2008 Greening the Hospitality Industry», Green Meeting Industry Council, 19-21 février 2008, Vancouver.

Sites Internet:
– Green Meeting Industry Council
– Événement Écoresponsable

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Enjeux Tendances

Qu’est-ce qui rythmera l’industrie des congrès au cours de la prochaine année?

Pour l’année à venir, prévoit-on moins ou plus de réunions et de congrès? Et de participants? Des budgets plus serrés ou mieux garnis ? Qu’est-ce qui devrait marquer l’industrie des congrès au cours des 12 prochains mois? Chaque année le regroupement Meeting Professionals International (MPI) effectue un sondage auprès de ses membres afin de prendre le pouls de l’industrie et d’établir des prévisions pour l’année à venir. Le FutureWatch 2008, la dernière édition de cette enquête, révèle plusieurs renseignements clés sur l’état de la situation et les préoccupations des intervenants de ce secteur d’activité. En voici un aperçu suivi de quelques tendances.

L’étude, réalisée auprès de 1643 intervenants de l’industrie des congrès dans le monde, représente l’opinion de 611 planificateurs internes, de 265 gestionnaires d’événements, soit indépendants soit à l’emploi d’une entreprise externe (PCO) et de 732 fournisseurs et autres intervenants dans des domaines liés à l’industrie.

Autant d’événements et davantage de participants

Quoique l’industrie des congrès devrait bien se porter au cours de l’année 2008, on envisage peu de changements en termes de nombre de congrès et de réunions. Seuls les planificateurs indépendants anticipent une croissance significative de la quantité d’événements à organiser. Pour l’ensemble des répondants, par ailleurs, le taux de participation à ces rencontres sera à la hausse comparativement à 2007. Un plus grand nombre d’événements (21,9% vs 17,4% en 2007) devraient ainsi accueillir 500 personnes et plus.

Des budgets à la hausse

Malgré le climat économique incertain qui règne aux États-Unis, les planificateurs d’événements anticipent, dans l’ensemble, des budgets mieux garnis qu’en 2007. Comme pour cette même année, près du quart (24,1%) se chiffrent à moins de 200 000$, mais une plus grande part (11,4% vs 8,4%) se situe entre 500 000 et 999 999$. C’est le milieu corporatif qui prévoit l’augmentation la plus généreuse, avec une hausse de 27% par rapport à l’année passée. Les planificateurs des milieux associatifs indiquent plutôt une diminution de 9,3% de leurs budgets.

Enjeux globaux

Les principales influences extérieures qui pourraient affecter l’industrie en 2008 diffèrent quelque peu selon le type de planificateurs, mais, globalement, voici celles qui semblent préoccuper l’ensemble des répondants:

  1. Le ralentissement économique et la crainte d’une récession;
  2. Les coûts de l’huile et de l’essence / la hausse des coûts de voyage;
  3. L’inflation / la hausse générale des coûts;
  4. Les avancées et les changements technologiques;
  5. L’accès grandissant à l’information disponible en ligne;
  6. Enjeux liés à l’environnement.

Les trois premiers enjeux inquiètent les répondants, puisque, selon leur évolution, ils pourraient exercer une influence importante sur la santé de l’industrie. Dans la version 2007 de cette enquête, la menace terroriste se situait au premier rang des enjeux majeurs pouvant affecter l’industrie… On la retrouve maintenant en dixième place.

Les changements technologiques et la facilité à obtenir de l’information en ligne incitent les planificateurs et les fournisseurs à demeurer à l’affût et à se servir de ces avancées pour accroître l’efficacité des événements. Bien que le recours à la webdiffusion et aux autres technologies facilitant la diffusion en direct soit à la hausse, cela ne semble pas constituer une menace pour les rencontres face à face. Comme c’est le cas dans l’ensemble de l’industrie touristique, la question environnementale constitue un objet de préoccupation.

Pénurie de main-d’œuvre qualifiée: un enjeu majeur

Les répondants du Canada, davantage touchés par cet enjeu, ont été questionnés plus spécifiquement sur la question de la pénurie de la main-d’œuvre dans les hôtels, les restaurants et les centres de congrès. (Lire aussi: Le recrutement de la main-d’œuvre en tourisme: il est minuit moins une.) Il s’agit d’un défi considérable qui préoccupe l’ensemble des intervenants (77,3% des répondants du Canada). La majorité d’entre eux estime que cette problématique pourrait éventuellement entraîner une baisse du nombre d’événements au pays, ainsi qu’une chute du taux de participation.

Le passeport obligatoire

L’obligation de présenter son passeport lors des voyages entre les États-Unis et le Canada, le Mexique et la Caraïbe semble avoir un impact modéré sur le nombre de congrès jusqu’à présent. Mais cette situation pourrait changer. Plus de la moitié (58%) des répondants canadiens et le tiers (33,6%) des Américains s’attendent à ce qu’ils diminuent en 2008.

Quelques tendances

Outre les grands enjeux avec lesquels les intervenants du milieu auront à traiter, plusieurs tendances rythmeront l’industrie au cours de la prochaine année. En voici quelques-unes:

  • Vers un partage du risque. Les comités organisateurs ne veulent plus assumer seuls les risques financiers qu’implique un événement. Ils demandent au planificateur externe de prendre en charge une partie de ce risque, par exemple par la signature de contrats avec l’hôtel ou encore une rémunération au rendement, selon le nombre de délégués inscrits.
  • La techno omniprésente. Avec un accès Internet sans fil sur tout le site du congrès, de nombreux outils pour la logistique et les présentations, la webdiffusion de certaines conférences et la création de communautés grâce au Web 2.0 dans le but d’alimenter les discussions avant, pendant et après l’événement, l’industrie des réunions et des congrès est très branchée! Autrefois perçue comme une menace, la techno est plutôt considérée comme étant au service des événements.
  • Des congrès plus responsables. C’est une tendance qui devrait marquer l’industrie au cours des prochaines années, de plusieurs façons. On change les façons de faire et on instaure de nouvelles habitudes. En ce qui a trait à l’environnement, notamment, on réduit les communications papier, les emballages individuels, on introduit les produits locaux et on minimise le gaspillage. Sur le plan social, certains suggèrent aux participants de poser un geste positif dans la communauté. Il peut s’agir de s’impliquer dans une activité caritative ou encore d’encourager une cause locale.
  • Pour les réunions à l’extérieur des grands centres: recours à l’imagination! L’offre en région fait également face à une concurrence grandissante et c’est souvent l’originalité qui permettra à une destination de se démarquer, par exemple en ayant recours à des lieux non traditionnels pour la tenue de réunions ou encore en développant une thématique rattachée au site.
  • Du contenu et des occasions de contact. Dans un contexte où le monde du travail exige efficacité et performance, les participants aux réunions et aux congrès s’attendent à retirer de l’information pertinente et à établir des contacts qui leurs seront bénéfiques sur le plan professionnel.

Quoique sa santé dépende de plusieurs facteurs dynamiques, l’industrie des congrès et des réunions devrait continuer à bien se porter. La concurrence est féroce entre les destinations de même qu’entre les sites. Pour se positionner avantageusement, les intervenants doivent notamment s’assurer que leurs infrastructures et les services offerts répondent aux besoins actuels, mais ils doivent aussi être proactifs et mieux se démarquer.

Merci aux personnes suivantes de leur collaboration:
Amélie Asselin, conseillère Affaires publiques et communications, Palais des congrès de Montréal;
Nancy Lambert, présidente, Association des bureaux de congrès du Québec (ABCQ);
Geneviève Leclerc, CMP, chef du Service aux congrès internationaux, JPDL.

Lire aussi:

– Le recrutement de la main-d’œuvre en tourisme: il est minuit moins une

Sources:
– Davidson, Rob. «EIBTM 2007 Industry Trends & Market Share Report», novembre 2007.
– Davidson, Tyler. «2008 Meetings Market Trends Survey», Meetings South, janvier 2008.
– Meeting Professionals International. «Future Watch 2008», American Express, 2007.

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Segments de clientèles

Pourquoi s’intéresser au SMERF?

Non, SMERF n’est pas un personnage d’une série pour enfants, c’est plutôt un acronyme qui fait référence au marché des groupes d’agrément: Social, Militaire, Éducation, Religion et Fraternité. Il s’agit généralement des événements organisés par des organisations à but non lucratif œuvrant dans ces secteurs. Les proches cousins du marché SMERF sont les gouvernements et les événements sportifs. Quoique les retombées soient difficiles à chiffrer, les intervenants de cette industrie semblent unanimes sur deux points: il s’agit d’une clientèle en croissance et celle-ci peut générer des retombées faramineuses. Mais ce regroupement de lettres laisse supposer que les caractéristiques de ce marché varient d’un segment à l’autre et les façons de les approcher tout autant.

Quelques bonnes raisons de porter attention au SMERF

Une tentative d’évaluation de la taille de ce marché a néanmoins été avancée dernièrement par Groople, un site Web de planification de voyages de groupes, et la firme de recherche PhoCusWright. Ils estiment que ces groupes d’agrément représentaient 87,3 milliards USD en 2006 et ils prévoient qu’ils atteindront 94,3 milliards USD en 2008, une hausse de 8%. Bien qu’il s’agisse déjà d’une bonne raison pour s’intéresser à ce marché, en voici quelques autres:

• Alors que le marché corporatif compte généralement quelques centaines de délégués par congrès qui dépensent beaucoup, les événements liés au SMERF en attirent souvent des milliers qui dépensent modérément. Les retombées économiques pour la communauté locale sont ainsi souvent plus importantes.
• La plupart des groupes tiennent leurs événements durant les fins de semaine, à l’inverse des réunions d’affaires. Certains événements ont d’ailleurs pris l’habitude de s’organiser durant les longs week-ends afin de s’assurer d’une meilleure participation.
• Quoique plusieurs groupes SMERF cherchent les bas tarifs, ce n’est pas le cas de tous. Bon nombre n’hésitent pas à prévoir 200$ par chambre en plus des salles de banquet. Il ne faut pas mettre tous les groupes d’agrément dans la même catégorie.
• Les participants à ces rassemblements voyagent souvent avec leur famille et prolongent la durée du séjour, surtout si des activités familiales sont proposées dans le forfait de la destination.
• Certains événements sont uniques, mais la plupart se répètent dans le temps.
• Le marché SMERF est stable et peu sensible aux aléas de l’économie. À la suite des événements du 11 septembre, le tourisme d’affaires et de congrès a chuté dramatiquement. Cependant, les groupes d’agrément ont gardé le cap et se font maintenant courtiser par des destinations qui les négligeaient auparavant. Également, même si le SMERF fait partie du tourisme d’agrément, il semble moins sensible aux fluctuations économiques que les voyages de groupes.
• Les décideurs font prioritairement leurs choix en fonction du rapport qualité/prix, ce qui les rend plus flexibles pour d’autres critères.
• La tenue d’un événement SMERF entraîne souvent d’autres déplacements dans la même destination au cours des années subséquentes. Les participants reviennent pour d’autres réunions ou en voyage personnel.

Convaincus? Essayons maintenant de mieux comprendre ces segments.

Particularités des segments

• Social – Les événements sociaux sont les plus difficiles à cibler. Ils naissent d’une occasion spéciale tels un anniversaire, un rassemblement amical ou familial, un mariage, etc. Ils sont aussi les moins sensibles au prix, ce qui les rend très attrayants. Le bouche-à-oreille est particulièrement fort pour ce segment.
• Militaire – Aux États-Unis, les réunions des forces armées représentent environ 30 000 nuitées pour une moyenne de 150 personnes par rencontre. Holiday Inn et Holiday Inn Express sont très populaires auprès de ces groupes qui leur rapportent environ 400 millions USD par année. À noter que l’on observe une croissance des événements pour les vétérans du Viêt-nam et de la guerre du Golfe. Les forces armées canadiennes représentent-elles un même potentiel?
• Éducation – Il s’agit généralement d’événements, de congrès et de formations organisés par les universités. Ces activités se répètent souvent d’année en année, mais c’est un segment sensible aux prix.
• Religion – La participation est souvent impressionnante; on parle de millions de personnes aux États-Unis. Selon un sondage de la Religious Conference Management Association (RCMA), la participation y était de 14,7 millions de personnes pour 16 700 événements en 2006, soit une croissance de 14% par rapport à 2005. Intercontinental a d’ailleurs une équipe spécialement dédiée aux groupes tels que la RCMA. La sécurité peut représenter un enjeu pour certains regroupements religieux. Ils ne sont cependant pas sensibles aux récessions, ils se rencontrent souvent durant la basse saison, leurs dates sont flexibles et les rencontres durent plusieurs jours. À l’occasion, le groupe fait un don à la communauté d’accueil ou prévoit des journées de travail communautaire.
• Fraternité – La majorité des participants à ces événements sont des étudiants appartenant à une fraternité. Leurs rencontres naissent durant leurs études et se poursuivent souvent dans les années qui suivent. Ces groupes tiennent une assemblée annuelle en été et ont généralement besoin de 40 à 600 chambres.
• Événements sportifs – Quoique ne faisant pas directement partie du SMERF, les événements sportifs s’en rapprochent beaucoup et représentent un marché énorme.

Comprendre et approcher le marché SMERF

Les groupes SMERF ne disposent généralement pas d’un organisateur d’événement et sont le plus souvent gérés par des bénévoles ou par des individus avec peu d’expérience dans l’organisation d’événements. Ils ont donc besoin davantage d’encadrement dans le processus de planification.

Après quatre années consécutives d’augmentation tarifaire dans les hôtels aux États-Unis, les planificateurs d’événements SMERF font face à un défi. En effet, les groupes SMERF sont souvent sensibles au prix, car certains segments doivent respecter des per diem établis (universités, armée, gouvernements). Ironiquement, le marché SMERF est en partie responsable de ces hausses de prix: en étant le segment le plus en croissance du marché des groupes, il contribue à l’escalade de la demande. Les organisateurs se tournent dorénavant vers les villes de taille moyenne. On observe aussi une tendance à signer des contrats pour deux ou trois années avec la même chaîne dans des villes différentes pour bénéficier de meilleurs tarifs.

Démarcher les SMERF ne peut se faire par une stratégie unique. Voici, en terminant, quelques exemples et suggestions pour solliciter ce marché:

• Apprendre à le connaître. La chaîne Best Western effectue une rotation parmi les segments du marché SMERF afin d’identifier quel type de clientèle procure le meilleur taux de réponse.
• Comprendre les organismes à but non lucratif impliqués en étant «connecté» avec les individus qui y œuvrent.
• Adapter l’offre de services aux besoins et aux contraintes du groupe. Par exemple, si le menu est trop dispendieux pour les per diem d’un groupe, en créer un qui leur conviendra afin d’éviter que les participants prennent leur repas à l’extérieur.
• Bonifier l’expérience. Il peut être fort intéressant de proposer des activités complémentaires gratuites ou peu dispendieuses telles que des visites historiques, l’assistance à des festivals, des tarifs spéciaux pour les attractions ou les spectacles, etc.
• Aider le groupe SMERF dans l’organisation de son événement. Cela peut se faire de différentes façons, notamment en les assistant dans la recherche de conférenciers et de commanditaires.

La créativité, encore et toujours, semble être la clé du succès dans le démarchage du marché SMERF.

Sources:

– Abernathy, Melissa. «2007 Planner Survey Shows Common Ties», SMERF Meetings Journal, hiver 2007.
– Bartlett, Tony. «SMERF ‘n’ Turf: SMERF Groups Find a Warm Welcome in Second-tier Locations», [www.meetingfocus.com], juillet 2007.
– Meeting Focus. «Why Welcome SMERFs?», [www.meetingfocus.com], décembre 2006.
– Hill, Ruth A. «SMERF Meetings: Advocating Nonprofit Groups in Any Economic Climate», [www.meetingfocus.com], décembre 2006.
– PhoCusWright. «Groups and Meetings: Market Opportunity Redefined», Janvier 2007.
– Rogers, Beth. «SMERF, A Multi-Billion dollar Market Worth Pursuing», HSMAI Marketing Review, printemps 2007.

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Hébergement Tendances

Facteurs de succès d’une destination de congrès

Les villes sont sélectionnées comme destinations de congrès en fonction de leur attractivité. Ce qualificatif peut sembler abstrait, mais il existe pourtant une kyrielle de facteurs bien tangibles qui orientent le choix des organisateurs d’événements et qui marquent leur appréciation ainsi que celle de leurs délégués. Deux études analysent la question. On apprend d’une part que la qualité des salles de réunions et de conférences, en plus de constituer l’un des plus importants critères de satisfaction des planificateurs de congrès, influence de façon significative leur intention de revenir pour un autre événement. D’autre part, il est démontré que les villes qui affichent le meilleur dossier quant à leur dynamisme général, celles les plus aptes à générer de nouveaux investissements structurants, s’avèrent également les plus performantes comme destinations de congrès.

L’importance d’une vitalité urbaine

Le choix d’une destination s’effectue sur une base beaucoup plus large que celle des infrastructures de congrès proprement dites. La vitalité du centre-ville d’une destination de congrès joue un rôle primordial dans sa capacité à attirer des événements. Selon David C. Petersen, président de Town Planning Research, le dynamisme d’une ville de congrès s’évalue notamment en fonction de la variété, de la densité et de la proximité de types spécifiques de bâtiments et d’activités au centre-ville (ex.: bureaux, commerces et résidences).

Des chercheurs se sont aussi intéressés à quantifier ces «signes vitaux» qui rendent un centre-ville attrayant aux yeux des investisseurs et des organisateurs de congrès. Ils dénotent cinq attributs déterminants:

  • un centre-ville hétérogène;
  • un environnement sécuritaire;
  • un transport en commun accessible;
  • une zone résidentielle abordable et attrayante;
  • des centres commerciaux à proximité.

Ces chercheurs ont ensuite effectué une analyse de 26 grandes villes américaines afin de comparer celles qui affichent les meilleurs «signes vitaux» avec celles qui présentent les meilleures performances comme ville de congrès en termes de nombre de délégués. Résultat: les deux classements se sont avérés pratiquement identiques.

Les retombées économiques découlant des dépenses des délégués sont d’ailleurs directement associées à l’indice d’«attractivité» de la ville de congrès. Une destination prisée aura des répercussions positives sur l’ampleur des dépenses des participants, sur le nombre de personnes qui accompagnent les congressistes et sur la durée du séjour.

À ce chapitre, soulignons la performance de la ville de Québec et de son Centre des congrès de Québec qui, selon un sondage mené par une université allemande, a été reconnue comme l’une des trois meilleures destinations de congrès au monde (à égalité avec Sofia, derrière Bilbao). En 2003, Montréal figurait en deuxième position en Amérique du Nord et en quatorzième sur la scène internationale.

Identifier les aspects qui font la différence

Plusieurs aspects figurent sur la liste d’épicerie des planificateurs de congrès durant le processus de sélection d’une destination. Une étude menée par l’Université Dongguk de la Corée du Sud visait à identifier les facteurs les plus susceptibles de procurer une expérience d’ensemble positive et, surtout, les raisons pour lesquelles les organisateurs choisiront de retenir à nouveau cette destination de congrès. Cette enquête a été réalisée auprès de plus de 250 associations responsables de l’organisation de congrès.

Voici les huit facteurs retenus pour l’étude:

  1. Le prix (comprend plusieurs aspects tels que le tarif des salles, des chambres et du service de restauration, les espaces de réunions en gracieuseté, etc.). 
  2. La qualité des chambres (grandeur, apparence, confort, suppléments, etc.). 
  3. Le personnel de l’hôtel (amabilité, efficacité, facturation adéquate, résolution de problèmes, etc.).
  4. Le caractère abordable de la destination dans son ensemble (activités et attraits touristiques, accueil des résidents et du personnel de l’office de tourisme et de congrès, etc.).
  5. La qualité des salles de réunions et de conférences (éclairage, ambiance, environnement sonore, disposition des salles, disponibilité de l’équipement audiovisuel, confort des sièges, etc.). 
  6. L’inventaire (nombre de salles de réunion, capacité des salles et du stationnement, espace banquet, nombre de chambres disponibles, etc.). 
  7. La localisation (la proximité des centres commerciaux, des attraits, du quartier des affaires, des restaurants, des équipements de loisirs et la distance à parcourir pour les délégués).
  8. La qualité des services complémentaires (disponibilité, sur le site de l’événement, d’un centre d’affaires et d’infrastructures de loisirs).

Ce qui compte vraiment

L’enquête a démontré que seulement trois parmi ces huit facteurs ont exercé une influence statistiquement significative sur la satisfaction globale de l’expérience, soit:

  • la qualité des salles de réunions; 
  • le personnel de l’hôtel;
  • la qualité des chambres. 

L’étude coréenne a poussé la démarche un peu plus loin en évaluant si l’un de ces trois facteurs affichait une corrélation significative et positive auprès des répondants sur leur intention de revenir à la même destination de congrès. Seule la variable «qualité des salles de réunions et de conférences» répondait à cette condition.

On peut certes conclure qu’il vaut la peine de maintenir un niveau d’investissement adéquat afin de compter sur des salles dédiées aux événements qui sauront combler les attentes des clients les plus exigeants. Pour plusieurs, c’est la composante de l’appréciation globale qui permettra véritablement de créer une expérience positive et qui favorisera le repeat business. Sur le plan marketing, il est aussi important de bien mettre en valeur les meilleurs atouts du centre-ville et de faire la démonstration d’un dynamisme urbain propice à l’accueil de congrès.

Sources:
– Choi, Jeong-Ja. «Factors Influencing State Association Planners’ Overall Satisfaction with a Convention Experience», Journal of Convention & Event Tourism, vol. 6, no 4, 2004.
– Cloutier, Patricia. «Le Centre des congrès parmi les trois meilleurs au monde», Le Soleil, 22 juillet 2005.
– Jolicoeur, Martin. «Le Palais des congrès va jusqu’à offrir gratuitement ses salles», Journal Les Affaires, 7 mai 2005.
– Kouchner, Martin. «Touristes en cravate», Commerce, vol. 106, no. 1, janvier 2005.
– Petersen, David C. «The City as a Destination: Measuring Its Attractiveness», Journal of Convention & Event Tourism, vol. 6, no 1, 2004.
– Priporas, Vasilios. «Is it Difficult to Market a City as a Convention Destination? The Case of Thessaloniki», Journal of Convention & Event Tourism, vol. 7, no 2, 2005.

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Segments de clientèles Tendances

Congrès et réunions d’affaires: tendances à surveiller

Un panel composé de 26 experts britanniques et australiens se prononce sur les grandes tendances qui façonneront l’industrie du tourisme d’affaires et des congrès au cours des prochaines années. Les contextes économique, technologique, social et politique évoluent rapidement et influencent à divers degrés les dirigeants de ce secteur. Avec une concurrence qui s’intensifie et une offre qui se diversifie, le marché des congrès reste à surveiller de près.

Un vent d’optimisme

L’industrie des congrès et des réunions d’affaires est cyclique et de nature à subir l’influence du contexte économique. Après un ralentissement marqué durant les années post 11 septembre 2001, le pessimisme s’estompe rapidement (lire aussi: «Temps et argent, les credo du voyageur d’affaires») et la Travel Industry Association s’attend à ce que la croissance des dernières décennies reprenne progressivement son cours pour atteindre environ 3,6% en 2005 aux États-Unis.

Les intervenants du secteur des congrès doivent toutefois tenir compte des grandes tendances qui exerceront une influence marquante au cours des années à venir. Deux chercheurs universitaires ont mené une étude qualitative auprès d’un échantillon de plus de 250 experts britanniques et australiens – provenant d’organisations touristiques, d’offices de congrès, d’entreprises spécialisées dans la planification de congrès, d’associations sectorielles, d’universités et de centres de congrès – afin de déterminer les tendances à surveiller. Selon leurs conclusions, celles-ci se répartissent en trois catégories: l’environnement d’affaires, la technologie ainsi que les contextes social et politique.

Concurrence, préoccupation d’affaires primaire

Les membres du panel sont unanimes quant à l’importance du contexte concurrentiel global qui s’intensifiera, compte tenu de la multiplication des nouveaux centres de congrès, de la modernisation des services, de la compétitivité des prix des destinations émergentes et de l’accroissement des attentes de la clientèle. Au Royaume-Uni, par exemple, les espaces qui peuvent accueillir les réunions et les congrès ne se limitent plus aux grandes villes, mais se retrouvent également dans des hôtels campagnards, dans des établissements éducatifs ou des lieux d’hébergement alternatifs comme des châteaux ou certains sites historiques. Même les complexes de cinéma courtisent les événements corporatifs avec des salles d’équipement à la fine pointe de la technologie et un service clé en main.

Le panel d’experts a aussi identifié la fluctuation des devises comme préoccupation majeure. Dans le cas de destinations qui doivent composer avec une monnaie forte, l’impact peut devenir significatif dans un contexte de concurrence globale. À ce chapitre, notons que l’appréciation considérable du dollar canadien observée au cours des derniers mois pourrait nuire à la performance du Québec sur le marché international.

Par ailleurs, les organisateurs de congrès devront s’adapter à de nouvelles réalités quant aux conférences elles-mêmes. Ces dernières seront de plus courte durée et accueilleront moins de délégués. De tels changements se traduiront, sur le plan marketing, par le développement de relations à long terme avec la clientèle afin d’assurer une certaine stabilité et de favoriser le repeat business.

Déjà identifié en 2003 par Meeting Professionals International comme étant le principal facteur technologique influençant la planification, le raccourcissement des délais de réservation, qui résulte principalement d’une efficacité accrue des échanges d’information et des services de réservation en ligne, joue un rôle direct sur la capacité d’organiser les événements plus rapidement. Cela ajoute inévitablement de l’incertitude quant à la planification à long terme du calendrier d’événements. 

Avancées technologiques

L’utilisation de nouvelles technologies dans des lieux de congrès permet normalement d’accroître l’efficacité, mais elle peut aussi engendrer certains problèmes. Souvent, l’adoption des dernières avancées techniques ne s’accompagne pas d’un support adéquat et, s’il survient des ennuis durant les événements, l’efficience de l’organisation en souffre. Cela explique une certaine résistance à installer la technologie de pointe qui exige, de surcroît, de dispenser une formation spécialisée aux employés du centre de congrès afin qu’ils soient en mesure d’offrir un service de qualité.

En contrepartie, la clientèle exige de plus en plus d’équipements derniers cris. Malheureusement, les coûts requis pour l’installation et la mise à jour constante de ces nouvelles technologies s’avèrent trop élevés pour les centres de congrès de moindre dimension. Sur le plan technologique, on s’attend donc à ce que les centres de congrès de plus grande envergure disposent d’un avantage concurrentiel de plus en plus important.

Depuis plusieurs années, il est régulièrement question de l’influence de la vidéoconférence sur les déplacements d’affaires. Certains experts parlent d’un véritable produit de substitution aux voyages. Force est d’admettre que certaines révisions s’imposent. Aujourd’hui, il existe un consensus généralisé parmi le panel d’experts à l’effet que ces solutions Web ne remplaceront jamais le traditionnel face à face. Peu importe l’avancée technologique, le contact humain demeure l’ultime moyen de communication. Ainsi, les réunions d’affaires et les congrès deviennent des lieux privilégiés pour établir des contacts professionnels directs, ce qui fait défaut lors des échanges électroniques.

Tendances sociales et politiques

Une croissance soutenue du tourisme international favorisera la demande pour le tourisme de congrès. Cela s’explique simplement par le fait que plus les gens voyagent en général, par agrément ou par affaires, et plus l’idée d’assister à une conférence à l’étranger devient acceptable.

Au cours des dernières années, les habitudes de travail ont changé: un nombre grandissant de gens effectuent du travail à domicile. Un tel contexte professionnel d’isolement crée une situation encore plus propice aux regroupements d’affaires qui permettent de rassembler les travailleurs dispersés. 

Les changements sociodémographiques pourraient aussi engendrer de nouvelles opportunités d’affaires. D’une part, avec le vieillissement de la population, un nombre important d’anciens travailleurs demeurent actifs en se joignant à diverses associations de retraités et prennent part à des réunions d’affaires ou à des congrès. D’autre part, les gens recherchent de plus en plus à équilibrer leur vie professionnelle et personnelle. Un nombre croissant de délégués choisiront d’inclure la famille en joignant un volet d’agrément à leur voyage d’affaires. Les destinations perçues comme «accueillantes» pour la famille pourraient ainsi en tirer profit.

Sur le plan politique, il est clair que la stabilité d’une destination demeure un gage de sécurité indispensable, voire un atout concurrentiel non négligeable. À ce chapitre, le Québec doit continuer de jouer la carte d’un contexte parfaitement sécuritaire, même au coeur des grandes villes. Reste à voir quels sont les autres facteurs qui influencent les planificateurs de congrès dans le choix d’une destination.

À lire dans la prochaine édition: Facteurs de succès d’une destination de congrès

Sources:
– Biarritz, Anne. «Organiser un événement corporatif dans une salle de cinéma», Le Planificateur, mai 2005.
– Meeting Professionals International. «Welcome to Futurewatch 2003», MPI [www.mpiweb.org], 2003.
– Travel Industry Association. «Travel Industry Optimistic For 2005», Hospitality Net [www.hospitalitynet.org], 2 novembre 2004.
– Weber, Karin et Adele Ladkin. «Trends Affecting the Convention Industry in the 21st Century», Journal of Convention & Event Tourism, Vol. 6, No 4, 2004.

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Faits et chiffres Produits et activités

Regard sur le tourisme de congrès

Le tourisme de congrès représente des recettes d’environ un demi milliard de dollars pour le Québec. Toutefois, la concurrence s’avère plus vive que jamais avec l’entrée de nouvelles destinations sur le marché. En Chine, par exemple, l’offre a littéralement explosé, passant d’un seul centre de foires et de congrès d’envergure (14 900 mètres carrés ou 160 000 pieds carrés) en 1992, à 16 centres totalisant 120 770 mètres carrés (1,3 million de pieds carrés), en 2003. Dans un contexte où la demande montre des signes d’essoufflement et où les budgets des entreprises s’avèrent un peu plus serrés, les centres de congrès doivent rivaliser d’imagination afin de respecter leurs scénarios prévisionnels.

Les congrès au Québec

Le tourisme d’affaires a rapporté 1,5 milliard $ en 2003 au Québec, dont environ le tiers est attribuable aux congrès et 106 millions aux voyages réalisés par des Américains pour assister à un congrès, à une foire commerciale ou à une conférence. Selon Statistique Canada, l’ensemble du marché américain du tourisme d’affaires au Québec est évalué à
266 millions $. Les principaux foyers émetteurs sont l’état de New York (33,6 millions de $) et, étonnamment, la Georgie (plus de 24,1 millions $) (graphique 1).

En 2004, 659 000 Canadiens ont participé à un congrès au Québec et ont dépensé 259 millions $. Il s’agit de la meilleure année depuis le sommet de 764 000 visiteurs, atteint en 2001 (graphique 2).

En 2003, Montréal a été sélectionnée pour la tenue de 295 congrès, comparativement à 310 pour Québec. Le nombre de délégués accueillis demeure toutefois plus important à Montréal (303 000) que dans la vieille capitale (108 000). 

En ce qui a trait aux congrès majeurs – congrès à hôtels multiples ou attirant plus de 1200 participants -, les résultats s’avèrent fort encourageants. En effet, les données compilées par Tourisme Montréal montrent que l’année 2004 s’est avérée la meilleure cuvée depuis les dix dernières années (graphique 3). L’achèvement de l’agrandissement du Palais des congrès n’est certes pas étranger à cette hausse.

En 2003, les congressistes ont dépensé quotidiennement quelque 356$ lors de leur séjour dans la métropole, selon les statistiques de Tourisme Montréal. Le tiers des délégués provient du Québec, 26% des autres provinces canadiennes, 21% des États-Unis et 20% des autres pays. La durée de visite est de 2,95 jours et la moitié des dépenses sont allouées à l’hébergement. Les congrès se tiennent principalement au printemps (42%).

Perspectives du marché américain

On dénombre plus de 440 centres de foires et de congrès qui accueillent, chaque année, environ 18 000 événements. Selon les données compilées par Tradeshow Week, les événements de grande envergure – nécessitant plus de 464 mètres carrés (5000 pieds carrés) – se portent plutôt bien avec un taux de croissance annuel moyen de 2,5% depuis 1989 et un sommet historique anticipé pour l’année 2005 (graphique 4). Selon l’International Association of Convention & Visitors Bureau, les délégués séjournent en moyenne trois jours et dépensent 750 $US par visite.

Lorsqu’on analyse la tendance à long terme du tourisme de congrès aux États-Unis, on constate une baisse progressive des principaux indices de croissance (graphique 5). L’industrie a connu ses meilleures années durant la période comprise entre 1975 et 1984. Entre 1995 et 2004, les taux de croissance pour l’espace net loué, le nombre de congrès et le nombre de délégués ont avoisiné les 2%, signe d’un secteur à maturité.

Vive compétition et restrictions budgétaires

Dans la foulée des événements du 11 septembre 2001, plusieurs tendances ont émergé. Les entreprises portent désormais une plus grande attention à leurs dépenses et les centres de congrès doivent répondre aux besoins des organisateurs qui oeuvrent dans un contexte budgétaire plus serré. Selon Michael Nowlis, on assistera à une vague de construction d’hôtels et de centres de congrès économiques pour répondre à cette nouvelle réalité. On constate cependant que la menace de la vidéoconférence en substitution aux déplacements pour affaires ne s’est jamais vraiment concrétisée, les gens préférant les contacts directs.

Les destinations traditionnelles de congrès sont confrontées à une compétition de plus en plus vive. Des villes secondaires offrent une concurrence sur de nouveaux segments de marché, entraînant une augmentation des espaces de congrès disponibles et une offre souvent écoulée à rabais. Ce contexte ultra compétitif force même parfois certaines villes comme Montréal à louer ses salles gratuitement. On met l’accent sur l’attractivité de la destination et les services connexes afin de séduire les organisateurs de congrès, car ceux-ci accordent une attention toute particulière à la complicité existant entre l’office de tourisme et le centre des congrès.

Composer avec Internet et le «dernière minute»                      

Autre phénomène observé dans le comportement des planificateurs de congrès: leur tendance à réserver de plus en plus à la dernière minute. Ils ne prennent plus que de 15 à 60 jours environ pour planifier des congrès de moindre envergure comparativement à 90 à 150 jours auparavant. Pour les événements plus importants, le délai est passé de 3-6 ans à 1-3 ans. Une telle stratégie complique évidemment le travail des offices de tourisme et ajoute énormément de pression sur les équipes de vente qui peinent à atteindre des objectifs basés sur les performances du passé. La marge de négociation se voit également compromise en vertu des délais restreints.

Du point de vue des organisateurs de congrès, le nombre de délégués est en faible croissance ou demeure stable à tout le moins. Pour leur part, les offices de tourisme remarquent une baisse du nombre de nuitées générées par la réservation de blocs de chambres. En effet, les organisateurs de congrès préfèrent diminuer le nombre de chambres prévu au contrat, car ils craignent de ne pas atteindre la quantité de réservations anticipée à cause des nombreux délégués qui réservent sur Internet sans opter pour le «tarif congrès», ce qui se traduirait par des pénalités financières prévues au contrat.

On s’attend à ce que les offices de tourisme et les organisateurs de congrès travaillent en étroite collaboration afin de proposer des incitatifs qui convaincront les délégués d’effectuer leurs réservations à partir du bloc de chambre prévu à cette fin. Les grandes chaînes hôtelières oeuvrent dans la même direction, en garantissant à la clientèle qu’elle ne trouvera pas meilleur tarif ailleurs sur Internet que sur le portail corporatif.

Quel avenir?

Les opinions divergent quant à l’avenir du marché des congrès. Selon Heywood Sanders, les beaux jours sont derrière nous et les destinations devront revoir leurs projections à la baisse. Il semble néanmoins exister un consensus moins alarmiste, voulant que le marché se soit stabilisé. Ainsi, on devrait plutôt assister à une baisse des taux de croissance observés au cours des dernières années (graphique 5).

Du reste, les prévisions pour de nouveaux espaces de congrès sont clairement en baisse aux États-Unis, passant de 1,56 million de mètres carrés (16,8 millions de pieds carrés) en 2001 à 641 000 mètres carrés (6,9 millions de pieds carrés) en 2004. Cet état de fait pourrait assurer un juste équilibre entre l’offre et la demande et améliorer le taux d’utilisation des installations: l’année 2004 enregistrait la pire performance des 19 dernières années aux États-Unis avec seulement 16,52% d’occupation. À l’opposé, l’année 1999 s’est avérée la meilleure à ce chapitre avec un rendement de 21,63%. Précisons que les centres de congrès réussissant le mieux peuvent atteindre des taux d’utilisation oscillant entre 40 et 60%.

Pour obtenir du succès, les destinations devront aussi s’adapter à certaines nouvelles réalités, comme la croissance du nombre de femmes parmi les délégués. Par ailleurs, l’accès Internet à l’intérieur des installations s’inscrit parmi les préoccupations les plus importantes, avec la recherche d’un environnement sécuritaire. Finalement, les régions pourraient connaître une augmentation du nombre de congrès, car, par souci d’économie, les organisateurs seront davantage tentés de regarder du côté des marchés secondaires en mesure d’offrir des alternatives intéressantes.

Sources:
– Detlefsen, Hans et Thomas Hazinski. «Is The Sky Falling on the Convention Center Industry?», HVS International [www.hvsinternational.com], mai 2005.
– Gehrisch, Michael D. «Emerging Meeting & Business Travel Trends for 2004», Hospitality Trends [www.htrends.com], 28 janvier 2004.
– Jago, Leo K. «Relationships and Factors Influencing Convention Decision-Making», Journal Of Convention & Event Tourism, vol. 7, no 1, 2005.
– Jolicoeur, Martin. «Le Palais des congrès va jusqu’à offrir gratuitement ses salles», Journal Les Affaires, 7 mai 2005.
– Kay, Andrew L. K. «China’s Convention and Exhibition Center Boom», Journal Of Convention & Event Tourism, vol. 7, no 1, 2005.
– Kouchner, Martin. «Touristes en cravate», Commerce, vol. 106, no 1, janvier 2005.
– Office du tourisme et des congrès de Québec. «ÉCHOtourisme STATistique» [www.quebecregion.com], 2005.
– Sanders, Heywood. «Space Available: The Realities of Convention Centers as Economic Development Strategy», The Brookings Institution, janvier 2005.
– Statistique Canada. «Enquête sur les voyages des Canadiens», 1998-2004.
– Tourisme Montréal. «Le tourisme à Montréal» [www.tourisme-montreal.org], mars 2005.

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Technologies

Le RFID suit à la trace bagages, voyageurs, congressistes et taxis

La technologie du RFID (système d’identification par radiofréquence) entre peu à peu dans les applications de tous les jours: les transports, la logistique, la grande distribution, l’élevage… Mais saviez-vous qu’elle prend également de plus en plus de place dans l’industrie du voyage? Ces étiquettes intelligentes se retrouvent maintenant dans les salles de congrès, les aéroports, les taxis, les parcs d’attractions…

Définition et contexte

Le RFID (Radio Frequency Identification ou identification par radiofréquence) est un système d’identification qui comprend une étiquette électronique dite «intelligente», servant à mémoriser des informations, et un lecteur. Le transfert des données du composant électronique vers le lecteur s’effectue sans contact, par radiofréquence, d’où son appellation.

Cette technologie est déjà utilisée dans:

  • les transports – elle est intégrée aux antidémarreurs de véhicules, elle sert à la collecte des péages autoroutiers à distance, au pistage de contenants industriels comme les conteneurs, etc.;
  • l’élevage – pour la traçabilité du bétail, le suivi des stalles d’alimentation, etc.;
  • la sécurité dans les bâtiments – dans les systèmes de contrôle d’accès;
  • la grande consommation et la distribution – pour le suivi des inventaires, l’expédition des marchandises, etc.;
  • les paiements – pour les achats par téléphone cellulaire et par de nouvelles cartes de paiement pouvant être reconnues à distance (comme le SpeedPass aux pompes à essence);
  • la traçabilité des objets – par exemple, l’hôpital de Tampa aux États-Unis a posé un million d’étiquettes sur les vêtements et rideaux chirurgicaux afin de permettre l’optimisation des flux et la traçabilité des produits réutilisables;
  • etc.

Toute une série d’applications pour l’industrie du voyage

Mais il existe beaucoup d’autres applications, qui prennent d’assaut le marché du voyage. Au cours des derniers mois, nous avons constaté l’arrivée du RFID dans les secteurs suivants:

Cette technologie sert maintenant à retracer les bagages et les personnes dans les aéroports, à suivre le parcours des participants à un congrès ou un événement, à optimiser le flux des taxis, etc.

À la trace dans les salles de congrès

La technologie du RFID peut être intégrée dans les badges que portent les participants d’un congrès. Ces badges sont dotées d’une mémoire électronique, d’un dispositif de communication infrarouge et d’un petit écran plat.

Ce dispositif permet aux organisateurs d’être informés en temps réel:

  • des «caractéristiques» des participants – leurs coordonnées, centres d’intérêt, parcours professionnel ou tout autre renseignement personnel que ceux-ci auront choisi de rendre public, ce qui en fait un outil marketing puissant;
  • des allées et venues des participants dans les différentes salles (étude du parcours, temps passé dans chaque salle, etc.).

Grâce à d’autres fonctionnalités et applications, ce type de badges permet également aux visiteurs d’échanger des cartes de visite virtuelles, de s’envoyer des messages, de conserver une liste de toutes les personnes rencontrées, et ce, sur la base de technologies déjà disponibles sur certains assistants numériques personnels (PDA de type PALM).

Cependant, si certains se montrent fascinés, l’on constate de nombreuses frustrations de la part de congressistes qui ne désirent pas toujours être «lus à livre ouvert». Ils trouvent ces puces trop bavardes et certains invoquent déjà le sacro-saint respect de la vie privée et de la protection des données personnelles.

Pour l’optimisation des flux des taxis

En Europe, à l’aéroport Charles-de-Gaulle (Paris) et à Heathrow (Londres), l’entreprise de services informatiques Steria a implanté un dispositif d’optimisation des flux de taxis.

Chaque voiture est munie d’un étiquetage RFID. Le système surveille en permanence les mouvements des véhicules qu’il couple avec les afflux de passagers pour fournir une information précise sur l’attente à prévoir.

Grâce à des terminaux portables, les agents de régulation peuvent ainsi mieux gérer la répartition des taxis entre les différents terminaux de l’aéroport, autant depuis la base arrière que depuis les zones de prise en charge.

Pour la sécurité aérienne dans les aéroports

Les étiquettes RFID sont déjà utilisées sur les bagages des voyageurs. Ainsi, l’aéroport international McCarran (Las Vegas) a mis en place, cette année, un système de marquage de bagages utilisant des marqueurs d’identification par ondes radio.

Chaque marqueur unique et individuel suit le bagage enregistré auquel il est apposé à travers les équipements de détection d’explosifs et autres systèmes d’inspection. Si un problème ou une anomalie est détecté, le bagage incriminé est alors directement acheminé vers un endroit spécial où il est examiné.

Voir aussi

nTag: exemple de badge intelligent pour les congrès
Steria
Magazine professionnel de référence

Sources:
– Mathieux, Boris. «RFID: l’étiquette intelligente qui va révolutionner la distribution», 01 Informatique, 23 avril 2004.
– Flash TIC USA. «La technologie au service de la sécurité dans les aéroports américains», numéro 81, septembre 2004.
– Fievet, Cyril. «Des participants à un colloque piratent leurs badges RFID, jugés trop indiscrets», Transfert, 27 octobre 2003.
– McCue, Andy. «Heathrow Airport to get taxi-tracking RFID system», Silicon.com, 22 janvier 2004.

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Gestion

Quand les budgets des voyages d’affaires s’écrasent, la vidéoconférence décolle

Ces dernières années, pour faire face aux incertitudes liées aux transports aériens, au terrorisme et au SRAS, de nombreuses entreprises ont décidé d’investir dans des technologies de communication plutôt que dans les voyages d’affaires. Grâce à l’arrivée sur le marché de toute une kyrielle d’outils technologiques, les entreprises réduisent les budgets alloués aux voyages de travail. À la place, elles investissent fortement dans des produits de communication.

Cette nouvelle tendance lourde s’accroît, tout comme les chiffres de vente du matériel. Évalué à environ 1 milliard $US par an, dont 50% rien qu’aux États-Unis, le marché de la vidéoconférence (aussi appelée visioconférence),  subit une évolution effrénée où se suivent rachats successifs et fusions. Selon Frost & Sullivan, aux États-Unis, il faut s’attendre à ce que le marché des systèmes visuels de communication passe de 1,9 milliard $US en 2000 à 5,4 milliards $US en 2005.

D’après Gartner, dans les prochaines années, le marché de la communication – par exemple, la visioconférence, la Web Cam, les plateformes collaboratives, etc. – augmentera de façon significative, proportionnellement à la baisse du prix du matériel, influencée par la haute concurrence dans ce secteur industriel. Le travail collaboratif par Internet devient un véritable mode de fonctionnement dans les entreprises. La technologie est de plus en plus fiable et exige peu ou pas d’installation.

Les technologies de télé-, vidéo-, visio-, Web-conférence et les outils de travail collaboratif offrent, de nos jours, une nouvelle flexibilité en permettant de réunir des groupes étendus de personnes dans des endroits disparates afin d’assister à des présentations et même de travailler ensemble.

Les avantages incontestés de ces outils sont:

  • un gain de temps: les connexions permettent un échange en temps réel, sans déplacement;
  • un gain en argent: une fois acheté, le matériel s’amortit à l’utilisation (les économies réalisées sur plusieurs voyages internationaux de plusieurs jours permettent l’achat du matériel et son installation);
  • une combinaison de flexibilité et d’efficacité: l’outil permet de sauvegarder les données (graphiques et/ou textes) au fur et à mesure de l’interaction entre les utilisateurs (par exemple, la sauvegarde des données tout au long de la réunion permet de revenir en arrière facilement);
  • un gain de temps et d’argent sur toutes les procédures liées à la paperasserie et au fardeau administratif liés aux voyages.

Pourquoi réduire les budgets et surtout, comment les remplacer?

Selon une étude réalisée par Runzheimer International et l’Association of Corporate Travel Executives (ACTE), 40% des entreprises nord-américaines ont diminué leurs budgets de voyage en 2003, par rapport à 2002. Et seulement 34% ont maintenu le statu quo.

Selon les 280 professionnels du voyage interrogés, parmi les principales raisons invoquées pour expliquer cette diminution de budget (la chute de l’économie, les finances de l’entreprise, les malaises géopolitiques, etc.), l’on retrouve, pour 27%, une plus grande utilisation des solutions de rechange comme la télé- et la vidéoconférence.

Raisons principales invoquées pour limiter les voyages d’affaires

  • 81% : pour favoriser la profitabilité de l’entreprise;
  • 39% : la chute de l’économie;
  • 27% : l’augmentation de solutions alternatives;
  • 15% : l’appréhension des voyageurs (peur du terrorisme, des maladies, etc.);
  • 13% : l’instabilité géopolitique;
  • 7% : l’augmentation des nouvelles procédures de sécurité dans les aéroports;
  • 7% : la diversification des moyens alternatifs de locomotion (véhicule personnel, train, etc.);
  • 10% : autres.

(Le total excède 100% à cause des réponses multiples.)
Source: Runzheimer International

Types d’alternatives privilégiées

  • 81% : la téléconférence;
  • 70% : la vidéoconférence;
  • 58% : la Webconférence;
  • 55% : se rendre en automobile;
  • 33% : se rendre en train;
  • 21% : le voyage en avion privé, en avion spécialement nolisé ou appartenant à l’entreprise;
  • 3% : autres.

(Le total excède 100% à cause des réponses multiples.)
Source: Runzheimer International

Le travail d’équipe considéré comme efficace et critique

Au Canada, une étude réalisée en octobre 2003 par Ipsos-Reid pour le compte de Microsoft révèle que:

  • 86% des dirigeants interrogés estiment que le travail d’équipe est un élément «vraiment critique» du succès global de leur entreprise;
  • 31% considèrent le travail d’équipe au sein de leur entreprise comme étant «vraiment efficace»;
  • pour 70% des répondants, les logiciels de standardisation des flux et des processus d’affaires en place dans leur organisation peuvent éventuellement accroître leur compétitivité.

Le sondage a été effectué auprès de 500 décideurs en entreprise sélectionnés au hasard et oeuvrant dans des entreprises canadiennes de taille moyenne (entre 100 et 500 employés).

Sources:
– Latham, Lou et Hayward Simon. « When Travel Is Grounded, Web Conferencing Takes Off », Gartner, 14 décembre 2001.
– Latham, Lou. « Videoconferencing Can Help Enterprises Cut Travel », Gartner, 9 octobre 2001.
– Runzheimer International. « 40% of Travel Budgets drop in 2003; Depressed Economy, Geo-political unrest cited; Many Travel Pros say Travel never to return to previous Level », [http://www.runzheimer.com/], 2 juillet 2003.
– Sibley, Kathleen. « Video conferencing market ready to explode: A fear of flying, diminished travel budgets and a big drop in cost are all factors putting video conferencing back on the corporate radar screen », Computer Dealer News, 16 novembre 2001.  
– Microsoft Canada. « Les entreprises canadiennes ne répondent pas aux besoins de partage de l’information de leurs employés, selon un sondage effectué par Ipsos-Reid », communiqué de presse, 21 octobre 2003.