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Le Défi #BeeSustain ou comment verdir ses réunions

Lors de l’European Meetings & Events Conference, qui s’est tenue à Copenhague du 7 au 9 février dernier, les délégués ont pu participer au Défi #BeeSustain présenté par Ulrika Martensson de Wonderful Copenhagen, l’office de tourisme de la ville. L’objectif de cette expérience immersive est d’aider les professionnels de l’industrie à intégrer le développement durable dans la planification de leurs événements et réunions, à partager leurs meilleures pratiques et ainsi, à réduire leurs dépenses.

Le Défi #BeeSustain

Le Défi #BeeSustain est un jeu interactif qui intègre les quatre principes du concept danois de design de réunions, Meetovation, mais dont l’élément dominant est la « pensée responsable ». Lors de cet atelier, les participants étaient guidés vers diverses stations afin de rencontrer des experts locaux et internationaux en matière de durabilité et de responsabilité sociale des entreprises. Ce fut l’occasion pour les délégués de discuter et d’obtenir des conseils judicieux dans un certain nombre de domaines clés. Les exemples qui suivent ont retenu notre attention.Bee_Sustain_Challenge

Source:European Meetings & Events Conference

Comment accroître sa responsabilité

Oliver Maxwell, fondateur de Bybi et producteur de miel local, a expliqué comment les abeilles ont inspiré le mouvement #BeeSustain, et comment elles peuvent devenir une source d’inspiration pour les marques et les événements. « Les abeilles constituent le parfait exemple de travailleuses socialement responsables. Elles sont incroyablement productives, mais en même temps, elles enrichissent le monde qui les entoure en pollinisant les fleurs, les fruits et les légumes. Elles sont essentielles à l’humanité », a-t-il dit. « À Bybi, nous croyons que notre propre production devrait également enrichir notre société et l’environnement », a déclaré M. Maxwell. « Voilà pourquoi nous travaillons avec les organismes communautaires pour créer des opportunités dans l’apiculture et la production de miel pour les sans-abri et les chômeurs de longue date.

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Source:European Meetings & Events Conference

Comment éviter le gaspillage alimentaire

Rasmus Scheelke, cofondateur du restaurant à but non lucratif Rub & Stub, lutte contre le gaspillage alimentaire en utilisant de la nourriture donnée par des entreprises de Copenhague. Les aliments sont généralement des fruits et des légumes dont la taille bizarre, la forme ou la couleur ne correspondent pas aux standards de l’industrie — ou de la nourriture comestible rejetée en raison d’un emballage défectueux ou autre. De plus, « toute la nourriture qui entre dans la cuisine doit ressortir par la panse d’un client. Nous servons des portions plus petites que les restaurants traditionnels, mais nous laissons les clients revenir pour une seconde portion. En adaptant ainsi la taille de nos repas à l’appétit de nos clients, nous gaspillons moins de nourriture », mentionne M. Scheelke.

Il a également expliqué que l’adoption de ces principes pourrait non seulement améliorer la durabilité des événements, mais aussi fournir aux gestionnaires un moyen facile d’économiser de l’argent et d’accroître la satisfaction des clients. « Au lieu de présumer que les participants prendront tous leurs repas dans le cadre de la conférence, demandez-leur à l’avance de préciser ceux auxquels ils vont vraiment se joindre. Cette simple étape peut faire économiser 30 000 $ lors d’un événement de 1 500 personnes. Cet argent peut ensuite être utilisé pour améliorer la qualité de la nourriture et assurer une provenance locale », a-t-il dit.

Comment certifier son événement

Guy Bigwood, directeur du développement durable chez MCI, une firme de gestion d’événements et de réunions, a ensuite aidé les participants à démystifier la norme ISO 20121, et leur a expliqué comment le fait de certifier leurs équipes pouvait procurer des avantages substantiels à leur entreprise. 

En procurant des lignes directrices et de meilleures pratiques pour la gestion d’événements, la norme ISO 20121 aide à maîtriser l’impact social, économique et environnemental.

« L’élément principal de la norme ISO 20121 est qu’elle se concentre sur le développement durable dans sa globalité. Il ne s’agit pas d’une certification verte; on parle de gens, de la planète, de profits et de la façon dont vous pouvez mener votre entreprise vers une meilleure position sur ces trois plans », a mentionné M. Bigwoog. ISO 20121 aide les entreprises à structurer, à enregistrer et à affiner leurs efforts de développement durable. « Les PME ont tendance à ne pas documenter leurs pratiques commerciales; ce qui signifie que lorsque les employés partent, la connaissance est perdue, ce qui génère des frais de formation additionnels. Les certifications telles qu’ISO 20121 créent des normes faciles à conserver et permettent d’éviter ce genre de coûts », a souligné M. Bigwood.

Comment verdir vos événements en quelques questions

L’atelier a aussi permis aux participants d’obtenir des conseils et des astuces pour rendre leurs événements durables, par l’entremise de « cartons-questions » portant sur des sujets tels que « Quoi demander à l’hôtelier ou au gestionnaire du lieu de réunion? » ou « Comment convaincre votre patron ou votre client? ». Voici des exemples de question à demander à l’hôtelier ou au gestionnaire du lieu de réunion pour s’assurer de leurs pratiques durables :

  • Est-ce que l’établissement est idéalement situé pour les transports en commun, à vélo ou à pied?
  • Vos délégués peuvent-ils emprunter ou louer des vélos?
  • Est-ce que votre établissement détient une certification environnementale?
  • Les enjeux environnementaux sont-ils pris en compte lors de l’achat d’équipement de salles de bain, d’appareils de cuisine électriques et de matériel de bureau afin de minimiser la consommation d’électricité et d’eau?
  • Utilisez-vous des lumières à basse énergie ou des ampoules à faible consommation d’énergie autant que possible?
  • L’eau est-elle fournie dans des pichets plutôt que dans des bouteilles?
  • Recueillez-vous l’eau de pluie, par exemple pour l’irrigation?
  • Contrôlez-vous le débit d’eau des douches, des robinets et des systèmes de chasse d’eau afin de le réduire au minimum?
  • La nourriture, le café et les boissons sont-ils produits localement ou issus du commerce équitable? Sont-ils biologiques, le cas échéant?
  • Avez-vous un programme de gestion des déchets alimentaires? Compostage? Recyclage?
  • Les aliments emballés individuellement sont-ils réduits au minimum?
  • Vos documents sont-ils imprimés sur du papier ou du carton recyclé?
  • Utilisez-vous des affiches, des bannières et des insignes réutilisables?
  • etc. 

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Source:European Meetings & Events Conference

Avant de quitter l’atelier, les participants ont été invités à indiquer dans quelle mesure ils avaient été inspirés par ce Défi #BeeSustain à mettre en œuvre des pratiques de développement durable dans leur travail : 77 % des gens ont été convaincus! L’êtes-vous?

 

Source de l’image à la une : pexels.com

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Repenser le design des conférences et réunions avec Meetovation

Vous êtes-vous déjà senti glisser dans les bras de Morphée au cours d’une journée de conférences, particulièrement après un repas trop lourd? Vous arrive-t-il d’être tenté de consulter vos courriels ou d’envoyer des textos, plutôt que de vous concentrer sur les propos du conférencier? Si la réponse est oui, c’est que les événements auxquels vous assistez n’intègrent pas les principes de Meetovation.

Un concept unique

Lors du plus récent événement de l’association Meeting Professionals International (MPI) qui s’est tenu à Copenhague du 7 au 9 février dernier, les concepteurs de réunion chevronnés Ann Hansen et Bo Kruger, ont fait vivre aux participants l’expérience « Meetovation ». Ce concept de design de réunion qui rompt avec les façons de faire traditionnelles repose sur quatre piliers qui, ensemble, créent de meilleures conditions d’apprentissage et augmentent dès lors la rentabilité de l’investissement :

  • la participation active des délégués;
  • l’utilisation créative de l’environnement physique;
  • la pensée durable et responsable;
  • l’inspiration authentique et locale.

Participation active des délégués

Les délégués d’aujourd’hui ne sont plus intéressés par une communication à sens unique. Ils souhaitent partager leurs idées plutôt qu’écouter passivement. Pour ce faire, les événements basés sur le concept danois proposent des miniconférences, de dix à quinze minutes et des séances de travail en groupes restreints, propices au partage des connaissances et des compétences, le tout entrecoupé d’activités de groupe pour dynamiser les troupes.

Lors de l’European Meetings & Events Conference, entre autres, les participants ont pu assister à des EduLabs aux formats plutôt spéciaux. Pick-a-brain, par exemple, mettait sur la sellette un panel de délégués volontaires qui avait accepté de répondre aux questions d’un animateur et des autres participants, afin de partager leur expertise en conception d’événements. D’autres personnes ont joué aux blocs Lego et ont construit des tours avec des spaghettis lors d’ateliers de formation, avant de se lancer dans des discussions soutenues, entremêlées de présentations d’experts-conférenciers.

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Source : citmagazine.com

La participation active n’est pas l’apanage des groupes restreints comme l’ont démontré les animateurs de l’EMEC. En effet, ils ont réussi à faire bouger plus de 250 invités à la fois en lançant des ballons de plage dans la foule, en organisant une bataille « boules de neige » en papier froissé — nous sommes au Danemark après tout! — et en invitant les participants à une partie de devinettes, le tout dans le but avoué de redonner de l’énergie aux participants et de les aider à briser la glace pour mieux travailler ensemble par la suite. Et ça fonctionne très bien!

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Sources : themiceblog.com et citmagazine.com

Environnement créatif 

Meetovation utilise les installations de manière à soutenir l’objectif global de la réunion et à créer un environnement stimulant; une ambiance propice aux interactions entre les participants (meubles confortables, lumière colorée ou tamisée, musique, etc.). La configuration de la salle principale de l’EMEC n’avait rien de conventionnel : canapés, bancs recouverts de peaux de mouton, chaises pivotantes, poufs disposés sous un éclairage rouge et musique invitant à la rencontre et à la discussion. Derrière les présentateurs et conférenciers, une bibliothèque garnie d’objets à l’image de la destination, où chacun des orateurs était invité à laisser un élément déterminant de sa présentation : un bon moyen de se remémorer les moments marquants de la conférence.

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Source : Bureau des congrès de Copenhague       

Inspiration locale 

Selon les principes de Meetovation, les conférences et réunions doivent s’inspirer de l’environnement local et authentique pour ouvrir les esprits et rendre l’événement mémorable. La conférence d’ouverture d’EMEC a certainement marqué les esprits des participants : la petite sirène, personnage emblématique de la ville inspiré du conte de l’écrivain danois Hans Christian Andersen, a présenté l’animatrice de l’événement, qui à son tour a traversé la salle sur sa bicyclette; Copenhague n’est-elle pas la capitale mondiale du vélo? Le ton était donné.

L’événement entier fut baigné dans cette atmosphère hygge typique du Danemark, que l’on pourrait traduire par une ambiance intimiste et chaleureuse : lumière rouge tamisée, musique inspirante, peaux de mouton, fauteuils confortables. Les participants ont aussi pu goûter à la nourriture locale pendant les pauses et lors du dîner d’ouverture en se rendant au Copenhagen Street Food qui offre plus de 35 kiosques, dont la majorité mettent l’accent sur l’alimentation biologique.

Pensée responsable 

De nos jours, être écologique et respectueux du climat est important. Et puisque le Danemark est considéré comme l’un des pays les plus « verts » au monde, il va sans dire que le concept Meetovation inclut un guide pour les réunions écologiques et respectueuses de l’environnement. Ce dernier intègre des aliments sains et énergisants et des solutions durables : choisir des fournisseurs locaux ou recycler, par exemple. Pendant EMEC, les participants ont pu assister à des séances de formation sur la réduction des déchets alimentaires; des verres et des pichets ont remplacé les bouteilles en plastique, les fourchettes et les couteaux jetables étaient fabriqués en bois durable et même les crayons de couleur en bois remis aux participants avaient une extrémité remplie de graines pouvant être plantées dans le sol pour voir s’éclore de belles pousses de thym, de sauge ou de romarin; un souvenir simple et durable de l’événement!

Une mention spéciale au comité organisateur de la conférence qui avait demandé aux délégués de remettre à la Croix-Rouge danoise, des gants et des foulards destinés aux gens dans le besoin. C’est aussi cela avoir une pensée responsable!

Tous ces principes, admirablement intégrés par leurs concepteurs danois, ont fait de l’European Meetings & Events un événement inoubliable. Comme le dit si bien l’adage, l’essayer, c’est l’adopter! Alors, qu’attendez-vous pour vous lancer dans l’aventure Meetovation?

 

Source de l’image à la une: visitdenmark.com

 

 

 

 

 

 

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Comment rejoindre les planificateurs de réunions?

À l’été 2015, Development Counsellors International (DCI) a mené une enquête en ligne auprès de 212 planificateurs de réunions nord-américains (d’associations et d’entreprises), afin de connaître leur point de vue en ce qui a trait aux stratégies de marketing des destinations qu’ils considèrent comme les plus efficaces pour les atteindre. Plus de la moitié des répondants détenaient plus de 15 ans d’expérience dans la planification de réunions et de congrès.

 

Les sources d’information des planificateurs de réunions

Afin de découvrir une nouvelle destination pour tenir un événement, les planificateurs tiennent compte principalement de trois éléments :

  • les rencontres avec des représentants de destinations à des foires commerciales de l’industrie;
  • la connaissance des fournisseurs;
  • les références de collègues.

Ces résultats sont encore plus vrais pour les planificateurs d’entreprises que pour les représentants d’associations (voir le graphique 1).

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Les sources d’information qui influencent leurs perceptions d’une destination sont :

  • les réunions avec les représentants de la destination (67 %);
  • les voyages personnels ou d’entreprise (63 %);
  • les dialogues avec leurs pairs (60 %).

Les articles de magazines et de journaux ont un plus grand effet sur les perceptions des planificateurs d’entreprises que sur celles des planificateurs d’associations (22 % contre 16 %), alors que ces derniers se fient davantage au bouche-à-oreille que leurs confrères (24 % contre 20 %). Quant aux médias sociaux (3 %), ils ne jouent pas un grand rôle dans cet aspect (voir le graphique 2).

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Les meilleures tactiques de marketing du point de vue des planificateurs de réunions

DCI a demandé aux planificateurs de réunions d’évaluer, sur une échelle de 1 à 5 (où 1 signifie « pas efficace » et 5 « très efficace ») l’efficience de huit techniques de marketing classiques utilisées par les organisations de marketing des destinations afin de déterminer les plus performantes. Ce sont les rencontres en face à face, que ce soit à des foires commerciales ou à des réceptions organisées, qui constituent le moyen le plus efficace d’influencer les planificateurs de réunions qui veulent tester une nouvelle destination. La publicité, avec une note moyenne de 2,9, a été considérée comme l’outil le moins efficace. Cela dit, comme diverses tactiques de marketing enregistrent une note moyenne (3 à 4), toutes les techniques sont considérées comme influentes et aucune ne devrait être ignorée dans le cadre du marketing mix d’une destination.

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Les organisations de marketing à destination jouent un rôle important

Lors de l’évaluation des destinations internationales à choisir pour les réunions, les planificateurs comptent avant tout sur les offices de tourisme et des congrès (CVB) et les organisations de marketing de la destination (DMO), puis sur les hôtels (47 %). Les organismes de gestion de la destination s’avèrent aussi populaires, mais un peu moins auprès des planificateurs associatifs.

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Les communications orales ou par courriel (51 %), les événements organisés par le bureau des congrès (44 %) et les voyages de familiarisation (43 %) constituent les formes de communication les plus courantes entre les planificateurs de réunions et les offices de congrès. Toutefois, les planificateurs préfèrent être contactés par courriel (55 %) ou en personne à des foires commerciales (50 %). Les messages texte, les médias sociaux et les appels téléphoniques ne figurent pas au rang des méthodes privilégiées par les organisateurs de réunions.

Les tournées de familiarisation? Certainement!

Plus de la moitié des répondants (66 %) affirment que les voyages de familiarisation ont une influence très importante sur leur perception d’une destination (4,6 sur 5); cette proportion augmente à 88 % si l’on ajoute tous ceux qui ont donné une cote de 4 sur 5. L’été s’avère le meilleur moment pour participer à ces tournées (35 %), suivi de l’automne (24 %). Lorsqu’ils participent à des séjours éducatifs, la moitié des répondants déclarent n’avoir aucune préférence entre les voyages de groupe ou individuels; ceci est vrai autant pour les planificateurs d’entreprises que d’associations.

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Le coût fait pencher la balance

Le coût des espaces de réunions et des chambres d’hôtel constitue le principal facteur influençant le choix de la destination

Le coût des espaces de réunions et des chambres d’hôtel constitue le principal facteur influençant le choix de la destination, particulièrement pour les associations (63 % vs 52 % des réponses). L’accessibilité des vols en provenance des États-Unis et du Canada, ainsi que le facteur « wow » de la destination complètent la liste des trois critères les plus importants, avec respectivement 44 % et 35 % des réponses. La sécurité et la sûreté de la destination figurent au 4e rang (25 %). L’élément le moins important dans la décision finale pour tous les planificateurs de réunions est le potentiel d’attirer de nouveaux membres ou de nouveaux clients par l’événement. Bien qu’il s’agisse d’une décision d’affaires stratégique que de nombreuses associations envisagent à un certain moment dans leur processus décisionnel, ce n’est pas ce qui scellera la transaction.

Le choix de la destination demeure celui de la haute direction

Qui aura le dernier mot en ce qui a trait au choix de la destination? Le directeur général, dans le cas des entreprises (45 %); le conseil d’administration (39 %) et le directeur général (30 %) en ce qui concerne les associations. Parmi les « autres » réponses reçues, mentionnons les clients et une combinaison de personnes, y compris les comités d’organisation d’événements. Les répondants signalent également que le décideur varie en fonction de l’événement prévu.

La concurrence entre les destinations pour attirer des événements, des réunions ou des congrès est féroce. Comme le coût est un facteur déterminant dans le choix, le Québec pourrait entre autres tabler sur son taux de change avantageux pour solliciter les planificateurs américains et réussir à les attirer dans la belle province. Qu’en pensez-vous? Quels sont les principaux atouts des villes et des régions québécoises?

 

 

 

 

 

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Croisières pour événements corporatifs

Un marché dynamique qui n’a pas encore atteint son plein potentiel

En 2014, les 63 compagnies membres de la Cruise Lines International Association (CLIA) ont accueilli 21,7 millions de passagers à travers le monde. Cette croissance devrait se poursuivre, puisque 47 nouveaux navires seront livrés d’ici 2022. Ces constructions feront augmenter la capacité d’accueil de passagers de 36 %, soit d’environ 30 millions de passagers. Toutefois, la part de marché constituée de voyageurs d’affaires reste encore très faible. Selon un sondage de la Society of Incentive and Travel Executives (SITE) et de la CLIA,réaliséauprès de leurs membres respectifs etpublié en janvier 2014, 32 % des planificateurs de réunions ou de congrès ignoraient l’existence de locaux de réunion sur les navires. De ce fait, seulement 16,3 % des demandes de cotation ou d’information effectuées pour la tenue de réunions ou de conférences provenant des planificateurs étaient acheminées aux compagnies de croisières. Les répondants voudraient avoir accès à plus de tournées de familiarisation, à des témoignages d’entreprises et à des recherches prouvant l’efficacité des croisières pour l’atteinte des objectifs des voyageurs d’affaires.

Du géant des mers au bateau de croisière fluviale, l’offre se diversifie

Les paquebots modernes sont de réels centres de congrès flottants munis de tout l’équipement nécessaire à la tenue d’une conférence, d’un congrès ou encore d’une réunion.

Les paquebots modernes sont de réels centres de congrès flottants munis de tout l’équipement nécessaire à la tenue d’une conférence, d’un congrès ou encore d’une réunion. Les navires sont pourvus de grandes salles et d’amphithéâtres pouvant abriter des réunions importantes ou accueillir de petits groupes pour la tenue d’ateliers.

À côté de ces mastodontes, des compagnies de taille plus modeste – yachts luxueux, voiliers à taille humaine, cargos mixtes, bateaux d’expédition polaire – jouent sur le cachet de leur bateau ou encore sur le caractère insolite de leur croisière pour attirer les organisateurs d’événements.

Les bateaux de croisières fluviales offrent aussi un bon potentiel. Les croisières varient de quelques heures, pour celles ne comportant pas d’hébergement, à plusieurs jours pour les bateaux-hôtels. Ils présentent des formules tout inclus, excursions comprises. Leurs salons-bars se transforment facilement en salles de réunion, tandis que leurs ponts peuvent servir à la tenue de cocktails. Avec ses 43 bateaux adaptés pour recevoir des congrès, des salons, des expositions, des soirées de gala ou des sessions de formation, CroisiEurope fait figure de chef de file.

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Sources : ponant.com                                                      navark.ca

Les avantages des navires de croisières

Avant de choisir de tenir une réunion, une conférence ou un voyage de motivation en mer, la plupart des planificateurs en analyseront les avantages. En voici quelques-uns.

    1. Le coût. Une croisière est généralement moins coûteuse (20 à 30 % de moins) et plus inclusive qu’un programme offert sur la terre ferme. Le tarif couvre les repas,

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      les taxes, les pourboires et les divertissements (activités récréatives, animations en soirée), les transferts depuis l’aéroport, en plus des locaux de réunion et de l’utilisation des équipements audiovisuels ou technologiques. Ainsi, cela favorise un meilleur contrôle budgétaire et moins de frais supplémentaires demandés aux participants. 

Source : slideshare.net

  1. La personnalisation. Le bateau offre plus de latitude que l’hôtel standard. La très grande capacité d’accueil des navires et des salles de travail, la possibilité de louer tout le paquebot et d’organiser de petits groupes aux prestations personnalisées constituent assurément des atouts.
  1. Les installations à la fine pointe de la technologie. Les grandes compagnies proposent de l’équipement de haute technologie à bord – écrans de télévision plasma, projecteurs avec télécommande, panneaux tactiles, moniteurs, micros, écrans, projecteurs LCD et autres outils de travail de dernière génération… et l’accès sans fil à Internet! –, permettant au client d’organiser divers types de réunions : séminaires, conférences, congrès, lancement de produits, etc.                             

Mise en marché des croisières d’affaires

Les grandes compagnies de croisières sont de plus en plus proactives à l’égard des planificateurs. Elles promeuvent leurs services de congrès, de réunions et de voyages de motivation par divers canaux de distribution, dont les plateformes de réservation en ligne, qui s’avèrent très efficaces.

Le marché des voyages d’affaires est maintenant si important pour la CLIA qu’elle a créé un groupe de travail intitulé « Réunions, événements et motivation », composé de ses principaux membres. Ces derniers œuvrent de concert avec 24 sections américaines et canadiennes de l’association Meeting Professionals International, afin d’aider les planificateurs à développer une meilleure compréhension de ce que l’industrie des croisières peut leur offrir. De plus, la CLIA s’est associée à la SITE afin de mieux faire connaître les avantages de la croisière, à la fois pour l’entreprise et le planificateur de réunions, lors de la conférence annuelle mondiale des professionnels de l’événement. Elle a également accru sa présence lors des salons spécialisés comme Incentive Business Travel and Meetings (IBTM), Worldwide Exhibition for Incentive Travel, Meetings and Events (IMEX) et International Travel Expo (ITE).

Enfin, la plupart des compagnies de croisières fournissent l’assistance professionnelle d’un coordonnateur de services de congrès ou de réunions avant et pendant l’événement.

L’industrie des croisières a décidément beaucoup à offrir aux voyageurs d’affaires : ambiance, atmosphère, originalité et émotion sont au rendez-vous. Plusieurs entreprises québécoises tirent très bien leur épingle du jeu!

 

Source de l’image à la une: Croisières du Saint-Laurent, crédit Mathieu Dupuis

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Tendances 2015 en tourisme d’affaires et de congrès

Davantage de voyages et des prix plus élevés

les voyages d’affaires au Canada et aux États-Unis devraient augmenter de 3 à 4 % en 2015.

Comme l’économie mondiale se porte de mieux en mieux, les voyages d’affaires devraient suivre la même courbe. C’est ce que rapporte Bob Brindley, d’Advito, une filiale de BCD Travel, firme de consultation en voyages d’affaires. Selon leurs prévisions, les voyages d’affaires au Canada et aux États-Unis devraient augmenter de 3 à 4 % en 2015.

Les gestionnaires de voyages d’affaires et les entreprises devront néanmoins conjuguer avec des hausses de tarifs. En effet, comme l’indique M. Brindley, la consolidation de l’offre du transport aérien en Amérique du Nord et l’augmentation de la demande seront propices à des hausses de prix. Les tarifs de chambres d’hôtel devraient également augmenter.

Une étude de Carlson Wagonlit Travel (CWT) et de la Global Business Travel Association (GBTA) Foundation prévoit également des hausses de prix. L’infographie ci-dessous illustre ces prévisions par continent et selon le type de fournisseur. Les prix des services touristiques en Amérique du Nord devraient ainsi croître de 2,5 à 3,5 %.

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Source : Carlson Wagonlit Travel, voir l’infographie complète

La génération Y : de plus en plus influente

Selon Travel Market Report, plus de la moitié des voyageurs d’affaires seront de la génération Y en 2020. Comparativement à leurs aînés, les baby-boomers et les X, les touristes d’affaires de la génération Y ont des attentes plus élevées en matière de services et de privilèges, font davantage de recherches en ligne avant de réserver et sont plus enclins à dépenser lorsque la note est payée par l’entreprise. Aussi, plus de la moitié des Y affirment être prêts à choisir l’offre d’hébergement de particuliers (par Airbnb, par exemple) pour des voyages d’affaires, soit une proportion beaucoup plus élevée que chez les X et les baby-boomers. Ces jeunes adultes, très branchés, consultent les avis en ligne et font leurs réservations sur leur appareil mobile personnel, même lorsqu’il s’agit de déplacements d’affaires. Bref, ils deviennent leur propre agent de voyage professionnel.

Mais au-delà de leur nombre, les Y exercent une très forte influence sur les entreprises. Les grands hôtels adaptent leur offre en conséquence. Par exemple, le Carlson Rezidor Hotel Group lancera en 2015 les établissements Radisson Red, dont l’application mobile permettra l’enregistrement en ligne, la commande de nourriture et le clavardage avec un concierge. Marriott ouvrait récemment Moxy Hotels, un concept stylisé abordable qui combine chambres compactes et grands espaces communs pour le travail et le divertissement.

Congrès et réunions : techno, bien-être et espresso!

L’utilisation d’applications mobiles lors de congrès poursuivra sa progression. Ce sera le cas de celles qui mettent en contact les participants, qui permettent aux conférenciers ou aux organisateurs de sonder l’assistance et qui servent à diffuser les mises à jour sur l’événement. Selon un sondage d’IMEX, 60 à 63 % des organisateurs ont utilisé une application mobile pour au moins un événement au cours des 2 dernières années; cette proportion grimpe à 92 % parmi les gestionnaires d’événements corporatifs.

Déjà bien engagée en 2014, la tendance au bien-être prend du galon en 2015. Les voyageurs soucieux de poursuivre leurs bonnes habitudes durant leurs déplacements d’affaires se réjouissent lorsque les organisateurs de conférences s’y attardent. Des collations santé et riches en protéines, des massages revigorants, de courtes séances de yoga, un petit coup de pédalier entre deux réunions; les options sont nombreuses. Le bon café est également une attention très appréciée. Certains événements font appel à un barista afin d’offrir une pause café personnalisée et de qualité.

Créativité dans le design de conférence

Les conférences deviennent plus dynamiques grâce à la ludification. L’intégration d’une composante de jeu, comme la résolution d’une énigme ou l’analyse d’une étude de cas en équipe, permet aux participants de s’impliquer dans la conférence, de faire connaissance et d’échanger.

Les lieux investis par les conférences en 2015 pourraient également surprendre. Les organisateurs cherchent à capter l’attention des participants et rivalisent de créativité pour y arriver. L’endroit, mais aussi le format, la durée, le thème et le rythme; tous les aspects peuvent être réinventés. Par ailleurs, la sédentarité du travail de bureau incite des entreprises à organiser des marches pour leurs réunions d’affaires. Ces randonnées stimulantes permettent de prendre l’air, de se dégourdir tout en faisant avancer certains dossiers.

Penser « médias sociaux »

Le téléphone intelligent n’est jamais bien loin, particulièrement en conférence, pour consulter les courriels et les médias sociaux. Les événements ont tout intérêt à profiter de l’occasion et à créer des moments propices au partage de photos. Si elle en vaut la peine, la nourriture sera mise en vedette, tout comme les spectacles de divertissement, le décor ou des cocktails hauts en couleur. La vidéo ci-dessous, publiée par le magazine Meetings & Conventions, démontre bien comment un événement peut être organisé en optimisant les possibilités de partage sur les médias sociaux.

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Source : Meetings & Conventions

Vers une industrie plus saine

Comme l’indique Issa Jouaneh d’American Express Meetings and Events, les difficultés économiques des dernières années ont entraîné un resserrement des règles d’approbation, un examen rigoureux des dépenses ainsi qu’un plus grand contrôle des résultats. Selon lui, il s’agit de réflexes qui feront du tourisme d’affaires et de congrès une industrie en santé. L’année 2014 fut celle du rétablissement pour ce secteur d’activité dans la plupart des régions du monde, et cette expansion devrait se poursuivre en 2015.

 

Image à la une : © Istockphoto

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Brève incursion dans le monde des beacons

Qu’est-ce que c’est?

Le beacon est un système de microlocalisation intérieure

 

Le beacon est un système de microlocalisation intérieure (par opposition au GPS, qui ne fonctionne bien qu’à l’extérieur). Son principe est simple: une petite balise électromagnétique émet en permanence un signal qui, une fois qu’il est capté par une application mobile, transmet des informations personnalisées à un récepteur selon l’endroit précis où il se trouve. Par exemple, une balise située à l’entrée d’un magasin peut «réveiller» l’application du magasin en question – application que le consommateur aura téléchargée préalablement – et diriger le client vers un article en promotion.

CN_iBeacon_image0Source: Apocope

On compte déjà plusieurs balises sur le marché, que ce soit pour les systèmes d’exploitation iOS ou Android; mais celle dont on parle le plus, c’est la iBeacon. Elle a été lancée à l’automne 2013 par Apple, qui la présente comme «une nouvelle catégorie de transmetteurs à basse consommation énergétique (Bluetooth LE) et à bas coût (environ 25$) qui peuvent notifier de leur présence les périphériques iOS 7 à proximité». La technologie beacon comporte par contre quelques inconvénients: le récepteur Bluetooth de l’appareil mobile doit être activé, et la balise n’est précise qu’à quelques mètres près; mais nous n’en sommes encore qu’aux premiers balbutiements de cette technologie. ABI Research prévoit que d’ici 2019, les États-Unis compteront 60 millions de balises iBeacon sur leur territoire.

Quels usages pour l’industrie touristique?

Dans le secteur du transport aérien
À l’aéroport, les balises peuvent accélérer le traitement des passagers à des points de contact critiques tels que l’enregistrement, le dépôt des bagages, le contrôle des passeports et les portes d’embarquement.

Les balises peuvent aussi guider les passagers dans le terminal, comme le démontre American Airlines (AA) à l’aéroport Dallas Forth Worth, où la compagnie aérienne a effectué le plus grand déploiement de iBeacons de l’industrie. Certains utilisateurs ont reçu des messages de l’application leur indiquant la direction à prendre et le temps estimé pour se rendre du terminal jusqu’à la porte d’embarquement. Ces balises peuvent éventuellement guider des passagers ayant une déficience visuelle. L’aéroport de San Francisco teste un prototype d’application qui utilise l’un des 500 iBeacons situés dans le terminal 2, pour décrire de manière audible certains points d’intérêt.

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Source: Econsultancy

Virgin Atlantic utilise aussi la technologie iBeacon pour fournir des mises à jour, des instructions ou des offres promotionnelles à ses passagers transitant par l’aéroport d’Heathrow à Londres. Quant à EasyJet, elle a installé ses balises à Londres Luton et Gatwick, au Royaume-Uni, de même qu’à l’aéroport Charles-de-Gaulle, à Paris. La technologie est d’abord déployée au carrousel à bagages et dans les zones de sécurité pour informer les passagers qu’ils doivent préparer leur passeport et leur carte d’embarquement.

Aussi, comme plusieurs voyageurs ont déjà installé l’application de leur compagnie aérienne sur leur téléphone intelligent, il est facile de leur proposer des offres sur mesure en fonction de ce que l’on connaît d’eux. Ainsi, des services qu’ils n’auraient pas considérés auparavant peuvent prendre beaucoup de valeur une fois à l’aéroport, comme l’accès à des lignes de sécurité prioritaires ou au salon VIP, des enregistrements accélérés, un surclassement, etc.

Dans les musées et les centres d’exposition

L’installation de balises dans les lieux culturels permet d’enrichir l’expérience du visiteur en lui procurant une meilleure accessibilité à l’information. Placée près d’un tableau, par exemple, elle alertera l’appareil mobile du visiteur et l’invitera à consulter la fiche de l’œuvre. Il pourra y lire du contenu textuel, écouter des commentaires audio et même regarder une vidéo. Cette technologie facilite aussi le repérage en temps réel dans l’espace muséal en affichant les pièces déjà visitées et celles qu’il reste à voir. Il va sans dire que les balises peuvent trouver la même utilité dans plusieurs autres types d’attraits tels les zoos, les aquariums, les centres d’interprétation, etc.

Plusieurs musées européens utilisent déjà cette technologie. C’est le cas à la Maison de Rubens, à Anvers en Belgique, qui invite les touristes à télécharger une application sur leur iPhone ou leur iPad. Ils sont ainsi géolocalisés et le contenu adapté à l’œuvre devant laquelle ils se trouvent est automatiquement diffusé par un casque ou des oreillettes (voir la vidéo).

 

Source: Vimeo

Dans le secteur des festivals et de l’événementiel

Placées à différents endroits, les balises informent les personnes présentes de la programmation dans les lieux où elles se trouvent, des points d’affluence et dirigent les festivaliers sur le site. D’autres balises peuvent notifier certains visiteurs sur les performances VIP ou les fidéliser, par exemple en leur offrant un billet gratuit pour une représentation particulière. Plusieurs grands festivals utilisent déjà la technologie iBeacon, que ce soit Tribeca, Coachella ou SXSW, pour n’en nommer que quelques-uns.

Dans l’hôtellerie, les resorts ou les centres de vacances

L’enregistrement automatisé constitue l’une des principales utilisations des balises dans l’hôtellerie. Cette technologie peut aussi servir à communiquer les activités du jour, des suggestions de restaurants, de boutiques et d’attraits à la manière d’un concierge virtuel, comme c’est le cas des hôtels James de New York, Chicago et Miami. L’application James Pocket Assistant propose aussi une visite autoguidée pour découvrir la collection d’œuvres d’art de l’hôtel.

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Source: iTunes

La fidélisation de la clientèle peut aussi être facilitée grâce aux balises électromagnétiques. Par exemple, depuis le 24 juillet dernier, les clients membres du programme de Marriott peuvent recevoir des offres personnalisées sur leur appareil mobile en fonction de leur localisation précise dans l’hôtel, et ce, dans trois établissements d’Amérique du Nord grâce à leur nouveau service, LocalPerks.                                                        

Parmi les autres utilisations possibles, mentionnons le contrôle de l’éclairage, de la température et du téléviseur, ainsi que la possibilité de commander des produits devant être livrés à la chambre. Pour plus de détails concernant les possibles utilisations des balises dans l’hôtellerie, visionnez cette vidéo (en anglais).

Dans les restaurants, un des avantages de la balise est d’offrir un menu virtuel comprenant plus de détails sur des éléments particuliers: le nombre de calories, les fermes locales où les produits ont été cultivés, les accords  mets et vins proposés, etc. Lors de congrès, de réunions ou de conférences, elle peut favoriser le réseautage en informant les participants de l’identité des gens à proximité. Elle sert aussi à «pousser» le contenu de la session directement aux appareils mobiles des personnes inscrites, qui sont aussi invitées à profiter d’une variété d’outils d’interaction. Elles peuvent par exemple voter sur un sujet et obtenir les résultats instantanément sous forme graphique sur leur écran ou soumettre des questions au conférencier.

Quel avenir les consommateurs réserveront-ils à ce nouveau gadget? L’adopteront-ils avec enthousiasme ou le verront-ils comme un «big brother» envahissant et trop curieux? Qu’en pensez-vous?

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Segments de clientèles Tendances

Prévisions 2014 pour les réunions d’affaires

L’utilisation croissante des médias sociaux sera la principale tendance prévue en 2014 dans le secteur des réunions. Les planificateurs anticipent encore une fois des restrictions budgétaires de leurs clientèles, ce qui pourrait expliquer la hausse du nombre de réunions sur les marchés domestiques.

Prévisions d’affaires des planificateurs de réunions

Selon un sondage prévisionnel d’American Express, les planificateurs nord-américains prévoient en 2014 une hausse de 1,5% du nombre de réunions par entreprise, comparativement à l’année précédente. Le volume de ces événements restera stable en Europe et baissera de 1,2% dans la région Asie-Pacifique. Les hôteliers sont cependant plus optimistes, puisqu’ils entrevoient une augmentation de 3% à l’échelle planétaire.

En Amérique du Nord, 46% des répondants anticipent une croissance du volume, alors qu’un quart d’entre eux seulement tablent sur une baisse (voir le graphique 1). Le nombre de participants par réunion sera majoritairement stable (47%); néanmoins, près du tiers (31%) des planificateurs s’attendent à une augmentation. Quant à la durée moyenne de l’événement, 70% n’entrevoient aucun changement en 2014.

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en Amérique du Nord, les dépenses liées aux réunions et le budget accordé à chaque individu devraient se maintenir au même niveau qu’en 2013

Toujours en Amérique du Nord, les dépenses liées aux réunions et le budget accordé à chaque individu devraient se maintenir au même niveau qu’en 2013. Les répondants européens prévoient une diminution de 1,8% et ceux de l’Asie-Pacifique de 3,6%, en ce qui concerne les dépenses. Les budgets individuels pourraient chuter de 4,4% pour cette dernière région, soit la plus forte baisse de toutes pour 2014.

Les prévisions des tarifs hôteliers négociés sont similaires à celles faites pour l’an passé, avec des hausses de 3 à 5% pour toutes les régions, à l’exception de l’Europe (0%). Néanmoins, il est intéressant de constater que les hôteliers prévoient une augmentation moins importante de 1,8% à l’échelle globale.

Tendances générales

American Express et Carlson Wagonlit Travel identifient plusieurs tendances et changements pour 2014.

  • Technologie mobile et médias sociaux:

Les planificateurs s’attendent à une hausse de la demande en ce qui concerne l’intégration des technologies mobiles à leurs événements.

Les planificateurs s’attendent à une hausse de la demande en ce qui concerne l’intégration des technologies mobiles à leurs événements. Les participants sont à la recherche de différentes fonctionnalités: l’interactivité, le partage de commentaires durant le déroulement des réunions ainsi que l’accès à des informations détaillées sur les conférenciers et les contenus abordés. Pour les événements de grande envergure, les applications mobiles sont perçues comme un outil de communication très efficace avec les participants. De plus, les planificateurs nord-américains prévoient une hausse de 4% de l’utilisation des médias sociaux durant les réunions, supérieure donc à celle des Asiatiques (3,2%) et des Européens (2,5%). Enfin, grâce à un meilleur accès aux données clients (big data), les planificateurs sont en mesure de personnaliser leurs services pour chaque participant, en lui envoyant par exemple les invitations et itinéraires routiers sur son appareil mobile.

  • Marché domestique:

C’est avant tout sur le marché national que les répondants au sondage d’American Express prévoient une hausse de la demande de réunions

C’est avant tout sur le marché national que les répondants au sondage d’American Express prévoient une hausse de la demande de réunions (voir le tableau 1). Cette tendance s’explique par la volonté des entreprises de réduire la durée des voyages et les coûts inhérents. La demande des Nord-Américains pour des événements qui ont lieu dans leur région devrait croître de 2,3% et celle des Européens de 2,4%. La plus forte hausse concernera le marché de l’Asie-Pacifique (4%).

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  • Sécurité des participants:

La sécurité et la sûreté d’une destination continueront d’influencer grandement la tenue d’événements en 2014. Les instabilités économiques et politiques qui perdurent dans certaines régions ainsi que l’accroissement des voyages d’affaires dans les marchés émergents contribuent à faire de la sécurité un élément majeur de la planification des réunions en 2014.

  • Réunions virtuelles:

Les planificateurs nord-américains sondés par American Express prévoient organiser davantage de réunions virtuelles en 2014 que l’an passé. En effet, 30% d’entre eux utiliseront une technologie virtuelle ou hybride (incluant des événements réels) pour plus de 10% des réunions, alors que seulement 18% avaient cette intention pour 2013.

  • Consolidation des budgets des entreprises:

À l’échelle mondiale, les deux organismes notent une préoccupation resserrée autour des budgets et des dépenses. Cela entraînera un accroissement de l’importance des tarifs de groupes pour les planificateurs, en raison de leur plus grande possibilité de négociation et de flexibilité. De leur côté, les entreprises continueront de consolider leurs politiques de réunions et chercheront un fournisseur unique capable de leur apporter un soutien global et des économies de coûts. Carlson Wagonlit Travel s’apprête à lancer en Amérique du Nord l’outil «CWT Meetings & Events Dashboard», permettant aux entreprises d’exercer un meilleur contrôle de leurs dépenses en réunions et événements.

Le «virage affaires» amorcé par Tourisme Montréal à la fin 2013 semble débuter à point nommé, à l’heure où les marchés domestiques attirent davantage d’entreprises pour la tenue de leurs réunions. Les marchés limitrophes de Toronto et de Boston sont dans leur ligne de mire, arriveront-ils à les courtiser?

Image à la une: © By NC Grand Hyatt San Francisco

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Ailleurs dans le monde Tourisme durable

Tourisme de congrès durable: les bonnes pratiques de la Scandinavie

Selon le Scandinavian Destination Sustainability Index, 59% des hôtels et 64% des centres de congrès de 16 grandes villes de la région possèdent une écocertification délivrée par un organisme tiers. En moyenne, 49% de l’énergie utilisée par ces villes provient de ressources renouvelables; dans le cas de Reykjavik (Islande), cette proportion atteint 100%. La quantité d’émissions de dioxyde de carbone (CO2), en tonnes métriques par habitant, est de 2,2 à Oslo (Norvège) et de 3,7 à Stockholm (Suède); au Canada, elle était de 15,43 en 2009. Alors qu’en 1990, les pays signataires du protocole de Kyoto visaient à réduire de 20% leurs émissions de gaz à effet de serre d’ici 2020, Aalborg (Danemark) et Karlstad (Suède) se fixaient l’objectif d’une diminution de 50%. Voilà quelques exemples qui expliquent pourquoi la Scandinavie fait si souvent office de modèle en matière de pratiques durables.

Concertation des acteurs et vision du projet

Accompagné des organismes Meeting Professionals International (MPI) et Green Meeting Industry Council (GMIC), le chapitre scandinave de l’International Congress and Convention Association (ICCA) a rassemblé en 2010 plus de 50 personnes représentant des salles de réunion, des hôtels, des agences événementielles, des organisations de gestion de la destination (DMO) et des centres de congrès (CVB) de Scandinavie. Ensemble, ils ont pris l’engagement de collaborer pour atteindre un objectif commun: créer la première destination de congrès durable au monde.

Cette analyse se base sur les données provenant du premier rapport publié par l’ICCA en 2012, le Scandinavian Destination Sustainability Index. Ce document se veut non seulement un outil de collaboration entre la Finlande, la Suède, la Norvège, le Danemark et l’Islande, mais également une référence pour les autres destinations souhaitant entamer ou poursuivre leurs démarches durables.

À l’heure actuelle, 45 personnes ont signé, au nom de leur organisme, le Scandinavian Sustainable Meetings Accord, une déclaration engageant les signataires à poser des actions durables et concrètes sur 10 axes touchant l’industrie des événements et des congrès:

  1. Déclarer publiquement sa participation à l’Accord et encourager son réseau de contacts à en faire autant;
  2. S’impliquer et discuter avec ses clients, ses partenaires ainsi qu’avec d’autres individus qui désirent échanger à propos de la durabilité économique, environnementale et sociale touchant l’industrie;
  3. Éduquer et informer les individus intéressés, partager ses connaissances en matière de pratiques durables en gestion de congrès et reconnaître les efforts de bonnes pratiques des membres de l’ICCA;
  4. Encourager les collaborations entre le public et le privé visant le partage de solutions et de bonnes pratiques;
  5. Fournir des ressources aux organisateurs afin qu’ils puissent identifier des fournisseurs responsables et certifiés au sein de leur communauté et ainsi créer davantage d’événements durables;
  6. Prôner un usage efficace, équitable et durable des ressources;
  7. Promouvoir l’utilisation de moyens de transport écologiques en informant au mieux les visiteurs et en travaillant de pair avec les sociétés de transport;
  8. Calculer son empreinte écologique et tenter de la réduire de 20% d’ici 2020;
  9. Faire respecter les plus hauts standards d’honnêteté, d’équité, d’intégrité et d’éthique;
  10. S’impliquer au sein de sa communauté en créant des liens entre le secteur événementiel et des initiatives socialement responsables.

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Crédit photo: Kjell Holmner/Göteborg & Co

Mesurer les efforts

Pour que les efforts déployés dans chacune des 16 villes puissent être comparés, des indicateurs de performance ont été sélectionnés et classés selon 2 catégories (voir le tableau 1):

  • macro: l’engagement des instances municipales et la disposition d’infrastructures durables;
  • micro: l’engagement des organismes de congrès locaux, incluant les hôtels, les salles de réunion et centres de congrès, ainsi que les DMO.

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La Suède fait bonne figure au classement (voir le tableau 2), puisque quatre de ses villes occupent les premières positions. Le leadership de la ville semble important, voire à la base du processus de changement. On remarque d’ailleurs quelques grands écarts entre les efforts réalisés par les municipalités et ceux de l’industrie. C’est le cas pour Uppsala, Aalborg, Reykjavik et Turku. Contrairement à la majorité des villes, à Helsinki, ce sont plutôt les hôtels, les salles de réunion et les centres de congrès qui se démarquent par leurs actions.

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L’expertise scandinave vous inspire? Vous connaissez d’autres façons de faire innovantes pour mobiliser les acteurs d’une même industrie? N’hésitez pas à partager vos bonnes pratiques!

Analyse réalisée grâce à un partenariat avec Tourisme Montréal sur le tourisme urbain durable.

Sources:

– Bigwood, Guy. «Scandinavians create Destination Sustainability Index», Lessconversationmoreaction.com, 8 juin 2012.

– ICCA. «2012 Scandinavian Destination Sustainability Index», iccaworld.com, 2012.

– ICCA. «Scandinavian countries create worlds’ 1st Sustainable Meetings Region», iccaworld.com, 26 mars 2012.

– International Energy Agency. «CO2 Emissions From Fuel Combustion – Highlights», 2011.

– Wonderful Copenhagen. «Scandinavians create first sustainable index», meetingcopenhagen.com, 8 juin 2012.

 

Sites Web:

• ICCA

• Sustainable Events Denmark

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Produits et activités

Le face-à-face, rien de tel pour gagner le cœur des planificateurs

Rencontres en personne, discussions avec les pairs de l’industrie, ateliers de formation et tournées de familiarisation constituent les meilleures techniques pour influencer le choix de destination des planificateurs de réunions.

Le nombre de délégués dans les congrès et dans les réunions à travers le monde est à la baisse, et la concurrence de plus en plus féroce. Les organisations de gestion de la destination (OGD), les offices de tourisme et les centres de congrès doivent comprendre, plus que jamais, la réalité des planificateurs et des organisateurs de congrès/réunions, s’ils veulent tirer leur épingle du jeu. Pour ce faire, Development Counsellors International (DCI) a mené une étude auprès de 187 planificateurs de congrès/réunions nord-américains, des milieux tant associatif que corporatif.

Principales sources d’influence des perceptions

Les rencontres en personne avec des représentants de la destination (58%) sont plus importantes que la visite de la destination elle-même (53%), lorsqu’il s’agit d’influencer les perceptions des planificateurs de congrès/réunions. Les discussions avec les pairs de l’industrie (55%) sont aussi privilégiées, alors que les reportages télé ou radio et les médias sociaux jouissent d’une très faible influence (voir le graphique 1). Les planificateurs d’entreprise comptent davantage sur des sources en ligne et sur des articles de journaux ou de magazines que le font ceux des associations.

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Les meilleures pratiques marketing vues par les planificateurs eux-mêmes

Les répondants ont été invités à évaluer l’efficacité de huit techniques traditionnelles utilisées par les organisations de marketing de destinations. Encore une fois, les rencontres en face à face, que ce soit dans le cadre d’une foire commerciale, d’une réception ou d’un atelier de formation, semblent le moyen le plus efficace d’influencer les planificateurs de congrès/réunions qui envisagent de tenir leur événement dans une nouvelle destination. Près des deux tiers des répondants (64%) sont favorables à des ateliers de formation multidestinations. Ce format permet aux planificateurs de congrès/réunions de passer moins de temps à l’extérieur du bureau, tout en s’assurant de mieux connaître l’offre d’un éventail plus large de lieux de réunion possibles.

Les sondés ont ensuite évalué chaque technique (publicités, bulletins d’information, courriels, ateliers de formation, réceptions d’affaires, articles dans des publications spécialisées, foires commerciales et séminaires en ligne) sur une échelle de 1 à 5, où 1 équivaut à «médiocre» et 5 à «excellente». En ce qui a trait à la publicité – résultat moyen de 3,26 –, près des trois quarts des répondants (73%) se sont montrés en faveur du format en ligne plutôt qu’imprimé. Les publicités à la radio ou à la télé n’ont récolté aucune réponse.

Cela dit, avec des résultats oscillant entre 3 et 4 en moyenne pour les différentes tactiques, elles peuvent toutes être considérées comme influentes, et aucune ne devrait être ignorée dans le cadre du marketing mix de la destination.

Créer une relation entre le planificateur et la destination grâce aux tournées de familiarisation

Les tournées de familiarisation reçoivent la faveur de près des trois quarts des répondants (72%), particulièrement des planificateurs d’entreprise, qui leur ont accordé une note de 4,3 sur 5. Comme les répondants n’effectuent en moyenne que 1,6 déplacement par an, les destinations doivent se démarquer en offrant un service de très grande qualité pour réussir à les attirer.

Malgré le fait que de nombreuses OGD préfèrent les tournées de familiarisation individuelles, dans le but de s’assurer le meilleur rendement de l’investissement possible, les visites de groupe sont les favorites des planificateurs de congrès/réunions, recueillant 62% des voix. Ceux du secteur associatif semblent préférer davantage que leurs homologues des entreprises les voyages individuels.

La période estivale représente le meilleur moment pour les tournées de familiarisation en Amérique du Nord, et ce, pour les deux groupes de planificateurs (48%); le printemps se classe au deuxième rang en ce qui concerne les organisateurs d’événements associatifs, tandis que c’est l’automne qui occupe cette place du côté des responsables en entreprise.

Les centres de congrès, des intervenants majeurs et privilégiés

Quand il s’agit d’évaluer les destinations comme lieux de réunion, les planificateurs se tournent de préférence vers les centres de congrès (57% au total, 64% du côté associatif et 47% en entreprise). Les hôtels arrivent au deuxième rang (50%) et les OGD en troisième place, avec 27% des répondants. Toutefois, plus de 4 planificateurs d’entreprise sur 10 font confiance aux OGD (voir le graphique 2).

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IMEX America, la conférence de l’industrie la plus populaire

Étonnamment, 30% des répondants n’ont assisté à aucune conférence ou bourse spécialisée au cours des trois dernières années, et ce, même si les rencontres avec les représentants de destinations et le dialogue avec les pairs de l’industrie demeurent des sources importantes d’information sur la destination. Parmi ceux qui ont assisté à une conférence, IMEX America arrive en tête de liste (25%), suivie d’IMEX Frankfurt (19%). Un peu plus du quart des répondants (26%) associatifs ont participé à la réunion annuelle de la Professional Convention Management Association (PCMA), et 20% à celle de l’American Society of Association Executives (ASAE) (voir le graphique 3).

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Et les décideurs sont…

Dans le cas des planificateurs associatifs, le conseil d’administration (48%) est le décideur principal; les «autres» suivent avec 30% des réponses. Entrent dans cette catégorie le comité organisateur et les membres du personnel de l’association, qui recueillent 10% des voix.

Dans le cas des entreprises, le chef de la direction (28%) prend la décision sur l’emplacement définitif des réunions, mais les «autres» obtiennent le plus grand nombre de réponses (43%).

Le tourisme d’affaires constitue une perspective intéressante pour les entreprises et les destinations. Mieux en comprendre les rouages leur permettra de créer une expérience enrichissante, avec un effet à la fois immédiat et durable.

 

Source:

– Development Counsellors International. «A View from Meeting Planners: Winning Strategies in Destination Marketing», Aboutdci.com, octobre 2012.

 

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Tendances

La ludification s’invite dans les congrès: l’importance d’un bon design de jeu

Les organisateurs de réunions et de congrès usent de créativité pour favoriser les échanges avec et entre les participants en intégrant des jeux à leur événement. Transportés dans un univers fictif, il devient possible de réinventer le monde, de tenter l’impossible pour atteindre ses objectifs et de mettre de côté la peur de se tromper. Un bon design de jeu peut aider à mettre en pratique de nouvelles théories, à exploiter des solutions hypothétiques et peut-être même à tirer des conclusions bien réelles.

On peut définir le terme ludification (gamification) par l’application d’une dynamique de jeu à une activité normalement non afférente au jeu et visant l’atteinte d’objectifs précis. Ce type d’usage semble faire ses preuves pour résoudre des problèmes, susciter l’engagement et accroître la loyauté de ses clients, inciter ses employés et ses partenaires à mieux performer et influencer ou motiver des individus et des groupes.

La ludification dans un contexte de conférence | Le cas de l’événement GMIC

Dans le cadre de l’événement GMIC Sustainable Meetings conference qui avait lieu du 22 au 25 avril 2012, Elizabeth Henderson a présenté les points saillants de la stratégie et du design de Game On!, un jeu étrenné lors de la conférence qui se déroulait à Portland en 2011, puis de nouveau cette année à Montréal. Cette initiative consistait à incorporer une dynamique ludique à la conférence afin de favoriser l’engagement et l’apprentissage des participants.

Le jeu

En équipe, les participants étaient invités à travailler sur une étude de cas simulant l’organisation d’un événement écoresponsable tout en respectant des critères et des objectifs précis. Pour réussir leur défi et cumuler des points, les joueurs devaient assister à des conférences et mettre en commun des informations clés, poser des questions lors des sessions, identifier des solutions durables, rencontrer les exposants sur le site, rédiger des tweets ou du contenu sur un blogue et bien sûr compléter leur étude de cas. Les points se comptabilisaient à l’aide d’une application iPad, ce qui permettait aux équipes de mesurer leur rendement par rapport aux autres.

Source: GMIC

Game On! visait à plonger l’auditoire dans un univers «fictif» d’événements écoresponsables et à favoriser la mise en pratique de leurs nouvelles connaissances dans un contexte se rapprochant de la réalité.

Ce que les organisateurs retirent de l’expérience de Game On! pourrait s’appliquer à d’autres événements qui choisiraient de faire appel à la ludification. Voici cinq conseils:

  1. Les organisateurs ont tout avantage à clarifier et à se concentrer sur le type de comportements ou de notions qu’ils espèrent renforcer, car le design du jeu repose sur ces objectifs.
  2. Le succès du design passe par une bonne connaissance des participants cibles.
  3. L’usage d’outils technologiques est incontournable; ils permettent aux individus de participer, de collaborer et de conserver des traces des résultats.
  4. L’implication de leaders est essentielle au succès du jeu. Ceux-ci doivent être compétents, posséder et expliquer les informations nécessaires au bon déroulement de l’activité, être à l’aise pour animer un groupe, ouverts aux idées des autres et flexibles.
  5. Il est impossible de tout prévoir, c’est pourquoi il vaut mieux être prêt à toute éventualité.

Quelques notions à propos du design d’un jeu

Provoquer puis maintenir la motivation des participants est primordial au succès d’un jeu. Selon les auteurs du livre «Gamification by design», l’engagement des joueurs suit un cycle (voir le graphique 1). Le processus d’intégration doit débuter par une émotion positive telle que le plaisir, la confiance, la fierté, la curiosité, qui motivera le joueur à poser une première action. Ensuite, si rien n’incite le participant à s’engager davantage, il est probable qu’il quitte le jeu. Par contre, plusieurs incitatifs pourraient amener le joueur à réintégrer la partie, par exemple l’accès à un niveau supérieur, une mission ou un encouragement. Enfin, le cycle se complète lorsque le joueur atteint les objectifs fixés au départ. Les jeux utilisent normalement un système de pointage, d’écusson ou de succession d’étapes permettant d’atteindre un niveau supérieur, c’est-à-dire un système qui illustre ou chiffre le progrès.

Le design du jeu doit tenir compte du cycle de l’engagement, sans quoi on risquerait de perdre le focus sur l’essentiel: la participation des joueurs. Outre cet élément, d’autres notions peuvent s’intégrer au design du jeu, dont voici les principales:

  1. Prévoir une personne ressource (un leader) qui intervient auprès des joueurs de son équipe afin de définir une vision, de développer des stratégies et de faire le lien entre chacun ou entre les étapes du jeu.
  2. Attribuer des rôles aux membres de l’équipe.
  3. Établir une ligne directrice qui permet à chacun de comprendre les étapes du jeu.
  4. Établir différents niveaux pouvant être atteints en réalisant des tâches spécifiques.
  5. Favoriser les rétroactions afin de permettre aux joueurs de changer leur comportement ainsi que leurs tactiques et d’ainsi accroître leur engagement et leur apprentissage.
  6. Définir des règles essentielles au bon déroulement du jeu. Celles-ci rendront possible l’identification d’un gagnant.
  7. Limiter la durée du jeu afin de susciter un sentiment d’urgence et d’excitation.
  8. Faire un retour sur l’activité une fois le jeu terminé afin de faire ressortir les éléments importants.

L’utilisation de la ludification dans divers contextes en tourisme

Certains utilisent le jeu dans le but de recruter de nouveaux employés. D’autres l’emploient afin de promouvoir leur destination, leur produit ou leur service. Les touristes peuvent s’en servir comme guide pour découvrir une ville, une région, un nouveau territoire. On joue en ligne, sur les réseaux sociaux, individuellement ou en équipe. La ludification est un concept qui est pris très au sérieux et qui s’utilise dans divers contextes, y compris celui des événements et des congrès.

 

Sources:

• Amber. «Gamification: What is it and how it will change the tourism game», consulté le 20 mai 2012.

• Chang, Tim. «Gamification: insights and emerging trend», 11 mai 2012.

• Fryatt, Jenise. «Game On! Designer shares how GMIC’s innovative format was created», 2 mars 2011.

• Hübe, Simon. «Quand les musées se mettent sérieusement à jouer!», Club innovation & Culture France, 17 février 2012

• Meeting Change. «Game On! Revisited», 1er mai 2012.

• Shiao, Dennis. «Adding Game mechanics to your event», 29 août 2011.

• Woods, Dan. «Gamification grows up to become a CEO’s best friend», 14 avril 2012.

• Zichermann, Gabe et Cunningham, Christopher. «Gamification by design», O’Reilly Media, août 2011, p. 208