En 2009, les budgets alloués aux congrès et aux réunions professionnelles ont été fortement revus à la baisse, voire supprimés. En ce début d’année, les planificateurs d’évènements font part de leur relative confiance pour 2010 et n’évoquent plus l’incertitude économique comme un souci majeur. Des hausses de 2,8% du nombre de congrès organisés et de 4,5% du taux de participation, voilà ce que dévoile le rapport Future Watch 2010.
Des chiffres clés à surveiller pour l’année 2010
Les chiffres publiés dans le rapport Future Watch 2009 de MPI (Meeting Professional International) et d’American Express prévoyaient des baisses des budgets, du taux de participation ainsi que du nombre et de la durée des congrès organisés en 2009. Bonne nouvelle, le rapport de 2010 dévoile des prédictions moins alarmistes.
En effet, selon Future Watch 2010, les planificateurs de congrès s’attendent globalement à une hausse de 2,8% du nombre de congrès organisés. Ceux qui planifient des congrès d’entreprises anticipent une hausse de 3,6% tandis que les planificateurs de congrès d’associations prédisent une variation de moins de 1%, ce qui est tout de même mieux que la baisse de 3,7% envisagée pour 2009. Quant à la hausse du taux de participation, elle devrait, selon les répondants, s’établir autour de 4,5%.
Par ailleurs, pour maintenir les coûts bas, les planificateurs américains disent vouloir organiser 80% des congrès aux États-Unis, ce qui représente une augmentation de 61% comparativement à l’année précédente.
De plus, l’influence de la perception d’une destination dans le choix du lieu de la tenue des congrès est très faible. Dans ce sens, seulement 6% des planificateurs de congrès d’entreprises et 2% des planificateurs de congrès d’associations y accordent de l’importance.
La responsabilité sociale des entreprises (RSE), toujours d’actualité
Contre toute attente et bien que le choix de voyages d’affaires plus respectueux de l’environnement aille souvent à l’encontre d’une stratégie de réduction des coûts plus prioritaire aux yeux des planificateurs, l’enquête réalisée par l’ACTE (Association of Corporate Travel Excecutives) confirme que la RSE n’est pas complètement hors jeu.
Environ 57% des répondants estiment que leurs entreprises ne réduiront pas leurs engagements quant à la RSE après la crise financière, d’autant plus que celle-ci est considérée par 19% des interrogés comme un facteur clé dans les décisions de diminuer les voyages d’affaires.
D’ailleurs, l’utilisation d’outils de réservation à des fins de RSE est en hausse:
- 14% des répondants de l’enquête déclarent que leur outil dispose d’un calculateur en ligne des émissions de carbone;
- 6% disent qu’il leur propose des options de réduction de l’impact carbone de leur transport avant d’effectuer une réservation;
- 15% rapportent qu’il leur fournit des solutions de rechange aux voyages telles que la visioconférence ou les réunions téléphoniques.
À quoi s’attendre?
Les rapports Future Watch 2010 et l’enquête de l’ACTE, tous deux publiés en janvier de cette année, nous éclairent sur les tendances à venir pour 2010:
- Sans trop de surprise, la réduction des coûts s’impose comme préoccupation majeure des planificateurs de congrès.
- La proximité sera privilégiée: des réunions seront organisées non loin du domicile des participants pour accommoder ceux de moins en moins enclins à parcourir de grandes distances pour assister à des congrès.
- Bien que les budgets soient surveillés de près, une augmentation du nombre de congrès et de participants est à prévoir.
- On assistera à un raccourcissement des délais d’organisation de congrès. La proactivité et la flexibilité sont de mise.
- Mesurer le retour sur investissement d’une participation à un congrès devient une pratique de plus en plus courante. En ce sens, Future Watch estime à 70% les planificateurs qui ont dit évaluer la pertinence et la valeur apportée lors de la participation à des congrès.
- Les planificateurs se concentreront davantage sur l’efficience et le rendement des évènements et sur l’élimination des fioritures.
- L’engagement en matière de RSE (responsabilité sociale des entreprises) demeure un objectif important et un potentiel de différenciation pour les entreprises et les associations qui peuvent démontrer un niveau élevé d’adhésion à des programmes de RSE efficaces.
- Le besoin en matière de solutions technologiques reste plus que jamais d’actualité. Les organisateurs d’évènements ont le souci d’améliorer l’expérience audiovisuelle et s’intéressent aux solutions qui remplaceraient la participation physique aux congrès alors que les fournisseurs s’attardent davantage à des solutions qui bonifieraient la gestion de la relation client.
- Le choix des destinations d’organisation de congrès sera largement influencé par les facteurs du prix et de la flexibilité de négociation des contrats au-delà de la perception que la destination peut susciter.
Les entreprises continuent de se concentrer sur la réduction des coûts et il faudra faire preuve de créativité et de flexibilité pour réussir à déloger la morosité de 2009.
Sources
- Rapport Future Watch 2010 réalisé par MPI (Meeting Professional International) et American Express (1 832 répondants provenant de 39 pays).
- ACTE (Association of Corporate Travel Excecutives). «Voyages d’affaires: la reprise sera lente, mais les entreprises maintiennent leur engagement en matière de responsabilité sociale», 9 février 2010 (enquête menée auprès de 317 voyageurs d’affaires, directeurs voyages et responsables achats en entreprises provenant de plusieurs pays).
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