La mutation du rôle de supervision était le thème de la Journée RH 2015 organisée par le Conseil québécois des ressources humaines en tourisme (CQRHT) qui s’est déroulée le 24 septembre dernier. Mme Julie Carignan, de SPB Psychologie organisationnelle, est venue y présenter les principaux enjeux liés au rôle des superviseurs dans les entreprises et les façons de mieux les choisir, les encadrer et les soutenir dans un environnement de travail en pleine transformation. Voici un aperçu de sa présentation.
Un rôle inné ou acquis?
Superviser des employés de diverses générations ou encore provenant de différents milieux culturels n’est pas une mince tâche. Pour être performant, le superviseur doit avoir certains talents. Les employeurs le choisissent notamment pour ses aptitudes en matière de leadership, d’écoute, de diplomatie et de communication. Mais attention, il faut également prendre en compte la capacité à dire non et à prendre des décisions parfois impopulaires. Un individu qui présente un juste équilibre de toutes ces aptitudes sera plus prometteur qu’un candidat qui se démarque de tous par ses aptitudes sociales. Gérer des équipes de travail nécessite ainsi certains talents innés. Mais à l’image d’un athlète olympique, le superviseur doit aussi être entraîné, encadré et soutenu pour aspirer à l’excellence.
Des enjeux à considérer
Une étude réalisée par le CQRHT auprès de superviseurs dans le milieu de l’hôtellerie, de la restauration et du loisir révèle certains enjeux actuels. En voici quelques-uns.
L’écoute
Trop souvent, les superviseurs quittent leur emploi en raison du stress intense qu’ils subissent, stress qui peut les mener à l’épuisement professionnel. L’écoute du patron s’avère ici primordiale. Le superviseur doit sentir qu’il a l’appui de son supérieur, que ce dernier est là pour l’aider à trouver des solutions. Les jeunes superviseurs s’attendent par ailleurs à ce que leur patron prête l’oreille à leurs suggestions, à leurs idées et à leurs demandes.
Le défi des générations
Devoir concilier des équipes de travail multigénérationnelles peut s’avérer complexe. Le superviseur qui souhaite se montrer accommodant envers un employé peut se retrouver pris entre l’arbre et l’écorce. L’employeur doit l’outiller pour qu’il puisse répondre adéquatement aux demandes particulières et faire preuve de flexibilité sans brimer d’autres employés ou contrevenir aux règles de l’organisation.
Une clientèle exigeante
La clientèle est aujourd’hui plus expérimentée, plus pressée, plus exigeante. Le superviseur doit entraîner ses employés à combler les besoins de cette clientèle aux attentes élevées. Il est souvent très bien placé pour prendre connaissance de l’évolution de ses demandes. Le patron a donc tout intérêt à consulter le superviseur régulièrement pour mieux cerner les besoins des clients et ainsi aider toute l’équipe à mieux y répondre.
La gestion du stress
La fonction de superviseur implique une certaine dose de stress, et ce, malgré les efforts de l’employeur en vue de réduire cette pression. D’entrée de jeu, le candidat au poste de superviseur doit en être informé. Lors de l’entrevue, il faut mesurer sa capacité à gérer la pression, par des mises en situation par exemple.
La polyvalence
Le rôle de superviseur nécessite parfois que celui-ci se joigne à l’équipe « de terrain » lors de périodes de pointe. Il le fait naturellement puisque, souvent, il s’agit d’un travail qu’il a accompli auparavant. Il le fait aussi par manque de main-d’œuvre, un problème courant. Néanmoins, un équilibre est nécessaire puisque sa principale fonction consiste à amener l’équipe vers une meilleure performance et non à accomplir ses tâches.
La conciliation travail / vie personnelle
Concilier la vie professionnelle et la vie personnelle est un enjeu dans la plupart des milieux de travail, particulièrement en cas d’horaires atypiques. Le superviseur est confronté à cette logistique parfois laborieuse, alors qu’une proportion grandissante de son équipe souhaite prendre des vacances l’été – en pleine saison touristique – ainsi que les week-ends. Il doit, lui aussi, pouvoir bénéficier de certains arrangements pour atteindre un équilibre sain. Des outils, ainsi que le soutien de ses supérieurs dans la gestion des demandes particulières, lui seront précieux.
La reconnaissance
Est-ce utile de le rappeler? Reconnaître le travail qui a été fait par de bons mots, encourager le superviseur pour la suite des choses et le soutenir dans les périodes de stress sont tous des comportements qui favorisent son engagement dans l’entreprise et sa loyauté.
S’arrêter un peu pour ensuite mieux performer
La méthode la plus efficace pour former un superviseur demeure l’apprentissage dans l’action. Le supérieur doit y mettre le temps et l’accompagner sur le terrain à titre d’entraîneur. Les attentes doivent être claires. Une fois ou deux par année, le patron peut demander au superviseur de s’autoévaluer au regard de ces attentes. Une discussion permet ensuite de mieux cerner les points forts et ceux à améliorer. Un tel exercice mène souvent à une plus grande mobilisation du superviseur.
Pour illustrer l’efficacité d’une telle démarche, Mme Carignan a décrit le cas d’une compagnie aérienne qui cherchait à améliorer la satisfaction de sa clientèle en vol. Les directeurs de vol (fonction de supervision) ont participé à trois ateliers, en dehors de leur milieu étant donné la nature de leur travail, pendant lesquels on a d’abord clarifié les attentes envers les directeurs et celles envers leurs subordonnés. Des mises en situation ont ensuite permis aux directeurs de vol et à leur équipe d’échanger sur leur façon de résoudre certaines problématiques. Comme les ateliers se sont déroulés en trois temps, les équipes de travail ont pu expérimenter leurs apprentissages en vol et en discuter lors des rencontres subséquentes. Cet exercice a porté ses fruits puisque, l’année suivante, la compagnie a remporté le titre de meilleur transporteur aérien pour le service à la clientèle.
Aller de l’avant…
Dans sa conclusion, Mme Carignan a rappelé l’importance de fournir une rétroaction régulière aux superviseurs afin de les stimuler et de leur rappeler qu’ils sont soutenus. Elle a aussi abordé le concept du feedforward, qui consiste à donner des conseils constructifs pour les interventions à venir, en complément du feedback, qui met l’accent sur le passé. Enfin, elle a insisté sur le fait que les attentes doivent être claires de part et d’autre. Les patrons ont peut-être tendance à donner une liste de tâches à accomplir à leur superviseur alors qu’ils devraient leur communiquer les responsabilités qui leur reviennent et leur donner les outils pour les assumer.
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